31 godzin pracy zaoszczędzonych miesięcznie: transformacja tłumaczenia Babbel za pomocą Smartcat

Theresa Hein, liderka ds. strategii treści i lokalizacji, oraz Chiara Zannoni, menedżerka ds. lokalizacji w zespole marketingowym, spotkały się z Loie Favre, szefową działu treści w Smartcat, aby omówić postępy w realizacji ich projektów tłumaczeniowych od momentu rozpoczęcia korzystania ze Smartcat w październiku 2022 r.

Ponieważ dział marketingu i dział produktu są dwoma największymi klientami wewnętrznymi, zespół ds. lokalizacji jest odpowiedzialny za lokalizację szeregu typów treści:

• Artykuły na blogu

• Wszystkie płatne i organiczne zasoby marketingowe

• CRM (duża część ich treści)

• Ankiety dla zespołów zajmujących się badaniami rynku i UX

• Interfejs użytkownika produktu

• Multimedia, w tym wideo, YouTube, napisy i skrypty

Na początek omówili niektóre problemy, z którymi borykali się przed rozpoczęciem współpracy ze Smartcat.

Przed przejściem na Smartcat proces tłumaczenia obejmował kilka platform i wiązał się z dużą ilością pracy ręcznej, takiej jak kopiowanie i wklejanie między aplikacjami. Przechowywali artykuły jako Dokumenty Google i musieli ręcznie pobierać teksty źródłowe z WordPress, a następnie przesyłać je ponownie. Dla każdego zlecenia tłumaczenia musieli utworzyć zgłoszenie w ClickUp (narzędzie do zarządzania projektami, które nie jest przeznaczone do lokalizacji).

Znalezienie kompetentnych dostawców, którzy zajęliby się rosnącą liczbą języków wymaganych do tłumaczenia w Babbel, okazało się czasochłonne. 

Zespół poświęcił dużo czasu na przeszukanie różnych platform (LinkedIn i sieci osobiste) w poszukiwaniu odpowiednich dostawców, zebraniu odpowiednich szczegółów, zaangażowaniu się w negocjacje w celu ustalenia warunków i stawek, przeprowadzeniu testów oraz ułatwieniu procesu onboardingu, opierającego się przede wszystkim na komunikacji e-mailowej. 

Ponadto zespół napotkał szczególne trudności w znalezieniu dostawców biegle posługujących się rzadkimi kombinacjami językowymi.

Babbel miał grupę około 50 niezależnych dostawców. Co miesiąc musieli przetworzyć od 20 do 30 faktur, które następnie były rozliczane przez dział księgowości. Wszystko śledzili w arkuszach kalkulacyjnych, wliczając w to zadania, liczbę słów, rodzaje usług i ceny końcowe.

Kiedy lingwiści przesyłali faktury, zespół lokalizacyjny musiał ręcznie sprawdzać je z arkuszami kalkulacyjnymi. Czasami zespół księgowy znajdował błędy, w wyniku czego zespół lokalizacyjny musiał kontaktować się z lingwistami za pośrednictwem poczty elektronicznej, aby poprosić o poprawki.

Oprócz wyszukiwania i płacenia, zespół Theresy i Chiary zajął się całością zarządzania projektem lokalizacji za pośrednictwem wielu platform. Jednym z nich była poczta e-mail, w ramach której sporo czasu poświęcano na omawianie dostępności dostawców, wymianę plików i dowiadywanie się o ukończonych zadaniach, nie mając możliwości śledzenia postępów zewnętrznych dostawców w czasie rzeczywistym.

Zespół lokalizacyjny Babbel uznał, że potrzebne jest mu bardziej usprawnione i scentralizowane podejście do tłumaczeń i lokalizacji. Wyeliminowałoby to konieczność wykonywania ręcznych czynności, takich jak kopiowanie i wklejanie między platformami, czasochłonne wyszukiwanie dostawców i dokonywanie płatności.

Smartcat stworzył niestandardowy łącznik WordPress dla Babbel, który jest obecnie szeroko stosowaną i popularną integracją Plug&Play dostępną dla wszystkich użytkowników Smartcat.

Magazyn jest blogiem kulturalnym i językowym, którego celem jest inspirowanie, pomaganie i edukowanie osób uczących się języka Babbel.

1. Treść jest pobierana automatycznie z WordPressa.

Łącznik Smartcat WordPress natychmiast pobiera teksty źródłowe z systemu zarządzania treścią WordPress (CMS) i przekazuje je do projektu tłumaczeniowego na platformie Smartcat AI. Tłumaczenia można również zamówić bezpośrednio z WordPress.

2. Tłumaczenie za pomocą sztucznej inteligencji (AI) jest wykonywane w systemie Smartcat TMS, który został stworzony z myślą o łatwości obsługi, współpracy i wysokiej jakości. Następnie eksperci przeprowadzają kontrolę jakości, jeśli zachodzi taka potrzeba. Wszystkie zatwierdzone tłumaczenia są zapisywane w pamięci tłumaczeń.

Tłumaczenie sztucznej inteligencji jest sprawdzane przez sprawdzonych recenzentów z grupy niezależnych tłumaczy Babbel lub Smartcat Marketplace. Recenzenci współpracują z zespołami ds. lokalizacji i redakcji Babbel w edytorze Smartcat. Zewnętrzni recenzenci sprawdzają tłumaczenie sztucznej inteligencji, a zespół wewnętrzny zatwierdza ich pracę. 

3. Przetłumaczona treść jest pobierana z powrotem do systemu CMS WordPress oraz zlokalizowanych wersji witryny.

Po zatwierdzeniu zadania tłumaczenia są one automatycznie pobierane do zlokalizowanych wersji witryny WordPress. Dzięki temu powstaje ciągły proces lokalizacji, który nie wymaga żadnego kopiowania i wklejania.

Lokalni redaktorzy Babbel zajmują się dalszym formatowaniem wymaganym w WordPressie i uważają, że nowa integracja jest bardzo pomocna.

Integracja z Arkuszami Google pomogła zespołowi Babbel stworzyć ciągły proces tłumaczeniowy w kontekście lokalizacji treści marketingowych. Oznaczało to, że mogli pracować w swoim zwykłym środowisku cyfrowym, tj. dodawać teksty do arkuszy wymaganych dla stron internetowych, reklam cyfrowych, materiałów wizualnych, filmów wideo i nie tylko.

Integracja z Arkuszami Google pobiera tekst źródłowy z arkuszy kalkulacyjnych do Smartcat, gdzie jest on tłumaczony przez sztuczną inteligencję, a następnie sprawdzany, w razie potrzeby, przez recenzentów specjalizujących się w marketingu. Na koniec system pobiera atrakcyjną i wartą kliknięcia zlokalizowaną treść z powrotem do odpowiednich kolumn językowych.

Rozwiązanie Smartcat AI Actions korzysta z ulepszeń kontekstowych, aby tworzyć tłumaczenia i poznawać ton, głos i specjalistyczną terminologię Twojej marki. Smartcat zapewnia również solidne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych użytkownika oraz szyfruje i przechowuje dane w bezpiecznych centrach danych w różnych lokalizacjach, przestrzegając rygorystycznych przepisów dotyczących zgodności. Dane nigdy nie są wykorzystywane do trenowania generatywnej sztucznej inteligencji.

Menedżer ds. lokalizacji, Chiara, również korzysta teraz z rozwiązania zakupowego Smartcat zgodnego z wymogami przedsiębiorstw w celu pozyskiwania dostawców. Wykorzystuje ona funkcjonalność AI do wyszukiwania źródeł recenzji, która dopasowuje pary językowe, specjalizację, dostępność, stawki i recenzje do potrzeb firmy w zakresie treści i projektu.

Co więcej, zespół ma dostęp do bazy danych Smartcat Marketplace, w której znajduje się 500 000 sprawdzonych lingwistów.

„Dzięki Smartcat Marketplace mogliśmy obsługiwać więcej języków niż wcześniej i mieć dużą elastyczność, szczególnie przy wyszukiwaniu nietypowych kombinacji językowych dla naszego magazynu”.

Dzięki Smartcat firma Babbel może teraz zatrudniać i płacić wszystkim recenzentom w ramach jednej umowy i jednej faktury. Wszystkie bieżące zadania i ukończone prace można przeglądać na scentralizowanej stronie platformy, która jest aktualizowana w czasie rzeczywistym, co eliminuje ryzyko błędów lub nieporozumień.

Zespół ds. lokalizacji wiedział, że dla ich jednostki biznesowej ważne jest obliczenie i zmierzenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) w zakresie tłumaczeń i lokalizacji, aby pokazać postępy poczynione w ciągu ostatniego roku.

• 7 godzin zaoszczędzonych dzięki łącznikowi WordPress

• Oszczędność 4 godzin w procesie fakturowania

• Oszczędność 18 godzin dzięki uniknięciu ręcznych zleceń tłumaczeniowych

• 2 godziny zaoszczędzone na pozyskiwaniu lingwistów

• Terminowość dostaw w 95%.

Ponieważ jakość, stosowność kulturowa i koncentracja na kliencie stanowią rdzeń kultury korporacyjnej Babbel, zespół ds. lokalizacji wziął sobie te wartości do serca, aby aktywnie podnieść poziom procesów tłumaczeniowych i lokalizacyjnych w firmie. Dzięki wykorzystaniu holistycznej, uniwersalnej platformy Smartcat Enterprise Language AI firma była w stanie zwiększyć efektywność przepływu pracy i uzyskać więcej wielojęzycznych treści w krótszym czasie.

Zespołowi lokalizacyjnemu Babbel udało się również znacząco poprawić wskaźniki jakości dzięki zdefiniowanym procedurom tłumaczenia i kontroli jakości: 100% treści wysokiej jakości dostarczonych wewnętrznym interesariuszom.

Babbel będzie nadal używać rozwiązania Smartcat AI do zarządzania wielojęzycznymi materiałami marketingowymi i sprzedażowymi. Zespół ds. produktu potwierdził, że trwają prace nad migracją do Smartcat jako głównego narzędzia do lokalizacji interfejsu użytkownika platformy edukacyjnej Babbel.