31 godzin pracy zaoszczędzonych miesięcznie: transformacja tłumaczenia Babbel za pomocą Smartcat

Theresa Hein, kierownik ds. strategii treści i lokalizacji oraz Chiara Zannoni, menedżer ds. lokalizacji w zespole marketingowym, spotkały się z szefem ds. treści Smartcat, Loie Favre, aby przedstawić postępy w ich projektach tłumaczeniowych od czasu rozpoczęcia korzystania ze Smartcat w październiku 2022 r. 

Ponieważ ich dwoma największymi klientami wewnętrznymi są działy marketingu i produktu, zespół lokalizacyjny jest odpowiedzialny za lokalizację następujących typów treści:

• Artykuły na blogu

• Wszystkie płatne i organiczne zasoby marketingowe

• CRM (duża część ich treści)

• Ankiety dla zespołów zajmujących się badaniami rynku i UX

• Interfejs użytkownika produktu

• Multimedia: wideo, YouTube, napisy i skrypty

Na początek omówiliśmy niektóre problemy, z którymi borykali się przed rozpoczęciem pracy ze Smartcat.

Przed przejściem na Smartcat proces tłumaczenia obejmował kilka platform i wymagał dużej ilości pracy ręcznej, takiej jak kopiowanie i wklejanie między aplikacjami. Przechowywali artykuły jako Dokumenty Google i musieli ręcznie pobierać teksty źródłowe z WordPress, a następnie przesyłać je ponownie. Dla każdego zlecenia tłumaczenia musieli utworzyć zgłoszenie w ClickUp (narzędzie do zarządzania projektami, które nie jest przeznaczone do lokalizacji).

Pozyskiwanie biegłych lingwistów do obsługi rosnącego zakresu wymaganych języków tłumaczonych przez Babbel okazało się czasochłonne. 

Zespół poświęcił dużo czasu na przeszukanie różnych platform (LinkedIn i sieci osobiste) w poszukiwaniu odpowiednich dostawców, zebraniu odpowiednich szczegółów, zaangażowaniu się w negocjacje w celu ustalenia warunków i stawek, przeprowadzeniu testów oraz ułatwieniu procesu onboardingu, opierającego się przede wszystkim na komunikacji e-mailowej. 

Ponadto zespół napotkał szczególne wyzwania w zakresie znalezienia lingwistów biegłych w rzadkich kombinacjach językowych.

Babbel ma grupę około 50 freelancerów. Miesięcznie musieli przetworzyć od 20 do 30 faktur, które wypłacał dział księgowości. Śledzili wszystko w arkuszach kalkulacyjnych, w tym zadania, liczbę słów, rodzaje usług i ceny końcowe. 

Kiedy lingwiści przesyłali faktury, zespół lokalizacyjny musiał ręcznie sprawdzać je z arkuszami kalkulacyjnymi. Czasami zespół księgowy znajdował błędy, w wyniku czego zespół lokalizacyjny musiał kontaktować się z lingwistami za pośrednictwem poczty elektronicznej, aby poprosić o poprawki.

Oprócz pozyskiwania i płatności zespół Theresy i Chiary przeprowadził całą stronę zarządzania projektem związaną z lokalizacją za pośrednictwem wielu platform. Należą do nich poczta elektroniczna, podczas której omawianie dostępności lingwistów, wymiana plików i usłyszenie o wykonanych zadaniach zajmowała dużo czasu, bez możliwości sprawdzenia postępów zewnętrznych lingwistów w czasie rzeczywistym.

Zespół lokalizacyjny Babbel zdecydował, że potrzebuje bardziej usprawnionego i scentralizowanego podejścia do tłumaczenia i lokalizacji, które wyeliminowałoby czynności wykonywane ręcznie, takie jak kopiowanie i wklejanie między platformami, długotrwałe pozyskiwanie lingwistów i płatności. 

Smartcat stworzył niestandardowe złącze WordPress dla Babbel, które jest obecnie szeroko stosowaną i popularną integracją typu Plug&Play dostępną dla wszystkich użytkowników Smartcat.

Magazyn jest blogiem kulturalnym i językowym, którego celem jest inspirowanie, pomaganie i edukowanie osób uczących się języka Babbel.

1. Treść jest automatycznie pobierana z WordPress.
   
   Złącze Smartcat WordPress natychmiast pobiera teksty źródłowe z systemu zarządzania treścią WordPress (CMS) do projektu tłumaczeniowego na platformie Smartcat. Tłumaczenia można również zamówić bezpośrednio z WordPress.

2. Lingwiści pracują nad tłumaczeniami w systemie Smartcat TMS, stworzonym z myślą o łatwości, współpracy i wysokiej jakości. Wszystkie zatwierdzone tłumaczenia są zapisywane w Pamięci tłumaczeń.
   
   Treść jest tłumaczona przez sprawdzonych lingwistów z grupy freelancerów Babbel lub Smartcat Marketplace. Współpracują tam z zespołami zajmującymi się lokalizacją i redaktorami Babbel. Lingwiści tłumaczą i korygują treść, a wewnętrzny zespół ją weryfikuje. 

3. Przetłumaczona treść jest pobierana z powrotem do systemu CMS WordPress i zlokalizowanych wersji witryny.
   
   Po zatwierdzeniu zadania tłumaczenia tłumaczenia są automatycznie pobierane z powrotem do zlokalizowanych wersji witryny WordPress, tworząc w ten sposób ciągły proces lokalizacji, który nie wymaga absolutnie żadnego kopiowania i wklejania. 
   
   Lokalni redaktorzy Babbel zajmują się dalszym formatowaniem wymaganym w WordPressie i uważają, że nowa integracja jest bardzo pomocna.

Integracja z Arkuszami Google pomogła zespołowi Babble stworzyć ciągły przepływ tłumaczeń, jeśli chodzi o lokalizację kopii marketingowej. Mogą pracować w swoim zwykłym środowisku cyfrowym, tj. dodając kopie do arkuszy wymaganych w przypadku stron internetowych, reklam cyfrowych, zasobów wizualnych, filmów i nie tylko.

Integracja z Arkuszami Google pobiera tekst źródłowy z arkuszy kalkulacyjnych do programu Smartcat , gdzie tłumaczą go lingwiści specjalizujący się w marketingu, a następnie system pobiera wciągającą i wartą kliknięcia zlokalizowaną treść z powrotem do odpowiednich kolumn językowych.

Smartcat AI Actions wykorzystuje kontekstowe ulepszenia tłumaczeń i uczy się tonu, głosu i specyficznej terminologii Twojej marki. Smartcat zapewnia również solidne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych użytkownika oraz szyfruje i przechowuje dane w bezpiecznych centrach danych w różnych lokalizacjach, przestrzegając rygorystycznych przepisów dotyczących zgodności. Dane nigdy nie są wykorzystywane do szkolenia przez OpenAI.

Menedżer ds. lokalizacji, Chiara, również korzysta teraz z rozwiązania zakupowego Smartcat zgodnego z wymogami przedsiębiorstw w celu pozyskiwania dostawców. Korzysta z funkcji wyszukiwania AI, która dopasowuje pary językowe lingwistów, specjalizację, dostępność, stawki i recenzje do treści firmy i potrzeb projektu.

Ponadto zespół ma również dostęp do bazy danych Smartcat Marketplace obejmującej 500 000 sprawdzonych lingwistów.

„Dzięki Smartcat Marketplace mogliśmy obsługiwać więcej języków niż wcześniej i mieć dużą elastyczność, szczególnie przy wyszukiwaniu nietypowych kombinacji językowych dla naszego magazynu”.

„Dzięki Smartcat Marketplace mogliśmy obsługiwać więcej języków niż wcześniej i mieć dużą elastyczność, szczególnie przy wyszukiwaniu nietypowych kombinacji językowych dla naszego magazynu”.

Dzięki Smartcat mogą teraz zatrudniać i opłacać wszystkich lingwistów w ramach jednej umowy i jednej faktury. Wszystkie bieżące zadania i ukończone zadania można przeglądać na scentralizowanej stronie platformy, która jest aktualizowana w czasie rzeczywistym, nie pozostawiając miejsca na błędy i nieporozumienia.

Zespół zajmujący się lokalizacją wiedział, że dla jego jednostki biznesowej ważne jest obliczanie i mierzenie wskaźników KPI w zakresie tłumaczeń i lokalizacji, aby pokazać postęp poczyniony w zeszłym roku. 

• 7 godzin zaoszczędzonych dzięki łącznikowi WordPress

• Oszczędność 4 godzin w procesie fakturowania

• 18 godzin zaoszczędzonych dzięki ręcznym przypisaniom tłumaczeń

• 2 godziny zaoszczędzone na pozyskiwaniu lingwistów

• Terminowość dostaw w 95%.

Ponieważ jakość, stosowność kultury i koncentracja na kliencie leżą u podstaw kultury firmy Babbel, zespół lokalizacyjny wziął sobie te wartości do serca, aby aktywnie usprawniać procesy tłumaczeniowe i lokalizacyjne firmy. Korzystając z holistycznej, kompleksowej platformy tłumaczeniowej Smartcat, udało im się poprawić efektywność przepływu pracy i uzyskać więcej treści wielojęzycznych w krótszym czasie.

Zespołowi lokalizacyjnemu Babbel również udało się osiągnąć swoje wskaźniki jakości śpiewająco, dzięki zdefiniowanym procedurom tłumaczeń i kontroli jakości: 100% treści wysokiej jakości dostarczane wewnętrznym interesariuszom.

Babbel będzie w dalszym ciągu wykorzystywać Smartcat do zarządzania swoimi wielojęzycznymi materiałami marketingowymi i sprzedażowymi. Obecnie zespół ds. produktu potwierdził, że jest w trakcie migracji do Smartcat jako podstawowego narzędzia do lokalizacji interfejsu użytkownika platformy edukacyjnej Babbel. 

Czy chcesz osiągnąć 100% jakość, krótsze czasy realizacji, lepszą współpracę i łatwiejsze fakturowanie?