W jaki sposób centralizacja usług językowych może pomóc w budowaniu bardziej inkluzywnych społeczności: Studium przypadku miasta Seattle

Ten artykuł jest podsumowaniem A studium przypadku pierwotnie opublikowany na stronie internetowej Instytutu Polityki Migracyjnej. Autorem studium przypadku jest Peggy Liao , specjalistka ds. programu dostępu językowego i polityki w mieście Seattle.

Kiedy mówimy o dostępie językowym, często myślimy o zapewnieniu usług tłumaczeń ustnych, aby pomóc osobom z ograniczoną znajomością języka angielskiego (LEP) komunikować się z pracownikami rządowymi i uczestniczyć w życiu obywatelskim. Ale tłumaczenie jest równie ważne – jeśli nie bardziej.

Miasto Seattle przekonało się o tym na własnej skórze, modernizując swój program dostępu językowego podczas pandemii Covid-19. Miasto od dawna polegało na zdecentralizowanym podejściu do tłumaczeń, zdecydowało się jednak je scentralizować, aby zapewnić prawdziwy dostęp mieszkańcom-imigrantom i uchodźcom.

W tym studium przypadku przyjrzymy się, jak miasto Seattle scentralizowało swoje usługi tłumaczeniowe, jakie korzyści odniosło do tej pory i jakie kroki mogą podjąć inne miasta, aby ulepszyć swoje własne programy dostępu językowego.

Zanim scentralizowano usługi tłumaczeniowe, miasto Seattle miało zdecentralizowany system, w którym każdy departament odpowiadał za zlecanie usług językowych na zewnątrz w zależności od potrzeb. Takie fragmentaryczne podejście było nieefektywne i często prowadziło do powielania wysiłków oraz niespójnej jakości.

Ze względu na brak centralnej bazy danych, w której przechowywane są wszystkie tłumaczenia, różne działy mogły tłumaczyć ten sam dokument wielokrotnie. Oprócz wzrostu kosztów, może to również oznaczać, że ten sam termin może być różnie tłumaczony w różnych departamentach, co może dezorientować i frustrować rezydentów LEP.

Ponieważ w czasie pandemii Miasto stanęło w obliczu bezprecedensowego zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe, uznało, że potrzebuje bardziej usprawnionego i scentralizowanego podejścia.

Pierwszą rzeczą, jaką zrobiło miasto Seattle, była centralizacja tłumaczeń dokumentów . W tym celu powołano zespół złożony z ponad 50 specjalistów pochodzących z lokalnej społeczności, których zadaniem było tłumaczenie materiałów na 20 najpopularniejszych języków w Seattle. Zespół ds. dostępu językowego Biura ds. Imigrantów i Uchodźców (OIRA) stał się centrum usług tłumaczeniowych.

Po drugie, miasto zdecydowało się na wykorzystanie platformy językowej w celu wsparcia działań centralizacyjnych. Po rozważeniu kilku opcji miasto wybrało Smartcat, platformę AI opartą na chmurze dla przedsiębiorstw. Jego internetowy charakter ułatwił dostęp rozproszonym pracownikom miasta, a liczne funkcje – takie jak pamięć tłumaczeniowa, glosariusze i narzędzia zapewniania jakości – pomogły zoptymalizować przepływ pracy i przyspieszyć proces przy jednoczesnym zachowaniu jakości. Platforma umożliwia także wypłatę należności wszystkim dostawcom na raz, co usprawnia proces zamówień.

Jeśli wcześniej różne działy mogły wielokrotnie tłumaczyć ten sam dokument, teraz istniałoby jedno centralne repozytorium wszystkich tłumaczeń, tak aby każdy dział mógł uzyskać do nich dostęp i ponownie je wykorzystać w razie potrzeby.

Dzięki nowemu systemowi zespół ds. dostępu językowego mógł teraz znacznie efektywniej obsługiwać zgłoszenia dotyczące usług tłumaczeniowych.

Oto jak to działa:

1. Każdy pracownik Urzędu Miejskiego może złożyć dokument w portalu Smartcat. Mogą od razu zobaczyć koszty, a później śledzić postęp.

2. Zespół ds. dostępu do języka widzi projekt pojawiający się w ich przestrzeni roboczej Smartcat. Mogą przetłumaczyć tekst za pomocą sztucznej inteligencji, a następnie zlecić jego ocenę recenzentowi ze społeczności.

3. Recenzenci społeczności logują się do Smartcat i widzą interfejs tabelaryczny, w którym oryginalny tekst jest podzielony na zdania reprezentowane przez wiersze. Oryginał widzą po lewej stronie, a tłumaczenie sztucznej inteligencji po prawej.

4. Jeśli nad tym samym dokumentem pracuje wielu recenzentów, mogą oni na bieżąco śledzić postępy pracy innych recenzentów i dodawać komentarze.

5. W trakcie tego procesu recenzenci uzyskują dostęp do pamięci tłumaczeniowych, czyli bazy danych wcześniej przetłumaczonych treści. Nie muszą też wyszukiwać tego ręcznie. Za każdym razem, gdy Smartcat „widzi” tłumaczenie, które wykonał wcześniej, pojawia się ono jako sugestia.

6. Recenzenci mają również dostęp do glosariuszy, w których mogą sprawdzić konkretne słowa lub frazy, których tłumaczenia zostały zaakceptowane jako standardowe.

7. Gdy tłumaczenie będzie gotowe, zespół ds. dostępu do języka będzie mógł je od razu zobaczyć, bez konieczności przesyłania lub odbierania plików pocztą elektroniczną.

8. Dwa razy w miesiącu zespół przygotuje w platformie fakturę obejmującą wszystkie wykonane tłumaczenia za dany miesiąc. Po zapłaceniu faktury Smartcat przekazuje środki recenzentom.

Jak dotąd miasto Seattle odnotowało szereg korzyści wynikających z centralizacji usług językowych na różne sposoby.

• Równy dostęp . Konsolidując wszystkie usługi językowe w jednym miejscu, miasto było w stanie zapewnić równy dostęp mieszkańcom-imigrantom i uchodźcom . Obecnie działania informacyjne i komunikację można prowadzić w bardziej skoordynowany sposób, a wszystkie działy korzystają z tego samego banku tłumaczeń.

• Spójna komunikacja . Wykorzystanie przez Urząd pamięci tłumaczeniowych i glosariuszy pomogło zapewnić spójną i profesjonalną komunikację językową między wszystkimi departamentami. Pamięci tłumaczeniowe i glosariusze pozwalają mieć pewność, że ten sam termin zostanie za każdym razem przetłumaczony w ten sam sposób, dzięki czemu osoby posługujące się językiem LEP nie będą się martwić o pomyłki ani frustrację .

• Efektywne przepływy pracy AI . Zastosowanie sztucznej inteligencji pomogło zoptymalizować przepływy pracy i przyspieszyć proces tłumaczenia przy jednoczesnym zachowaniu jakości. Ponieważ wszystkie działy mają teraz dostęp do tego samego zasobu tłumaczeń, nie ma potrzeby powielania wysiłków ani martwienia się o niespójności .

• Lokalna siła robocza . Dzięki współpracy z recenzentami społecznymi miasto mogło wesprzeć lokalną siłę roboczą. W ten sposób mieszkańcy-imigranci i uchodźcy mają nie tylko lepszy dostęp do usług miejskich, ale także możliwość pracy dla miasta i wnoszenia wkładu na rzecz swojej społeczności .

Historia miasta Seattle nie jest bynajmniej wyjątkowa. W rzeczywistości wiele innych miast i gmin stoi przed tymi samymi wyzwaniami, jeśli chodzi o dostęp do języków. Jest to szczególnie istotne w obecnej sytuacji geopolitycznej, w której setki tysięcy uchodźców i imigrantów migruje do miast na całym świecie.

Doświadczenie miasta Seattle może pomóc innym gminom ulepszyć ich własne programy dostępu językowego, podejmując pięć kluczowych kroków:

1. Pojedynczy punkt odpowiedzialności . Wyznaczając pełnoetatowego pracownika odpowiedzialnego za politykę dostępu językowego, miasto może zapewnić, że programowi poświęcono tyle uwagi, na ile zasługuje.

2. Standaryzacja . Tworząc glosariusze i korzystając z pamięci tłumaczeniowych , Miasto może zagwarantować spójność i wysoką jakość tłumaczeń.

3. Lokalne społeczności . Współpracując z lokalnymi profesjonalnymi recenzentami, miasto może wspierać lokalną siłę roboczą .

4. Technologia . Rozsądnie korzystając z technologii, miasto może zoptymalizować przepływ pracy i przyspieszyć proces tłumaczenia, zachowując jednocześnie jakość.

Dzielenie się najlepszymi praktykami . Dołączając do regionalnej sieci dostępu językowego , miasto może dzielić się najlepszymi praktykami z innymi gminami i uczyć się na ich doświadczeniach.

Dzięki rozwiązaniom lokalizacyjnym opartym na sztucznej inteligencji (AI) oferowanym przez Smartcat miasta mogą przyjąć bardziej holistyczne i skoordynowane podejście do kwestii dostępu do języków. Centralizując usługi językowe, można zagwarantować wszystkim rezydentom równy dostęp, sprawny obieg pracy i spójną komunikację między wszystkimi działami.