Jak sztuczna inteligencja Smartcat umożliwiła firmie Smith+Nephew skrócenie czasu realizacji tłumaczeń o 400%

Po latach współpracy ze starszymi biurami tłumaczeń Smith+Nephew zaobserwował poprawę KPI w zakresie różnych wskaźników w porównaniu ze Smartcat. Należą do nich krótszy czas realizacji, mniejsze obciążenie pracą wewnętrznych recenzentów Smith+Nephew oraz oszczędności. Jednocześnie utrzymując koszty pod kontrolą, wewnętrzny zespół tłumaczy był w stanie przetłumaczyć dwukrotnie więcej kursów w porównaniu z wynikami, jakie mogliby uzyskać poprzedni dostawcy usług językowych.

Barbara i jej zespół musieli borykać się z wieloma problemami, które utrudniały im optymalizację przepływu pracy i wyników tłumaczeń.

Agencje tłumaczeń, z którymi współpracowała firma Smith+Nephew, pobierały wysokie stawki za tłumaczenia wykonywane przez ludzi. Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na lokalizację szkoleń e-learningowych, presja budżetowa stworzyła wąskie gardło w podnoszeniu kwalifikacji zespołu sprzedaży. Czas spędzony na przeprowadzaniu obszernych wewnętrznych recenzji i edycji tłumaczeń otrzymanych przez firmę Smith+Nephew znacznie zmniejszył wydajność.

Poziomy dokładności tłumaczeń mogą się różnić w zależności od tłumaczenia w przypadku poprzednich dostawców usług tłumaczeniowych. Według Barbary „jest to niedopuszczalne w każdym biznesie, ale tym bardziej w tak ściśle regulowanym, jak wyroby medyczne”. Ponadto brakowało spójności terminologicznej w zakresie treści i języków.

Tłumaczenia zlecane od biur tłumaczeń często wymagały wielu godzin pracy, aby je przerobić w celu uzyskania odpowiedniej spójności i przydatności dla odbiorców. Ten wewnętrzny czas eksperta merytorycznego można było lepiej wykorzystać na rozwój firmy w inny sposób.

W wyniku współpracy offline wystąpiły poważne problemy z przepływem pracy i spójnością. Należą do nich brak synchronizacji i znacznie większe zapotrzebowanie na czas na zarządzanie projektami oraz wysyłanie, odbieranie i aktualizowanie plików. Konieczność ręcznego wprowadzania zmian w recenzjach wewnętrznych również działała jako wydłużenie czasu.

Brakowało również centralizacji przepływu pracy oraz własności i konserwacji zasobów językowych.

Jednym z największych problemów dla działu tłumaczeń Smith+Nephew było znalezienie obejść dla wielu różnych typów plików wykorzystywanych podczas opracowywania kursów e-learningowych: obrazów, filmów, slajdów programu PowerPoint, plików XLIFF dla programów Articulate Rise i Storyline oraz wielu innych.

Zanim Barbara i jej zespół przeszli na platformę Smartcat w celu realizacji swoich potrzeb tłumaczeniowych, byli szczególnie świadomi potrzeby posiadania scentralizowanego systemu zarządzania tłumaczeniami w celu optymalizacji lokalizacji kursów szkoleniowych dla przedsiębiorstw.

Wymaganymi wynikami w zakresie wydajności była zwiększona szybkość, elastyczność operacyjna oraz wysokie standardy jakości i spójności, aby sprostać rosnącej potrzebie organizacyjnej w zakresie posiadania zglobalizowanego środowiska szkoleniowego online. Zespół tłumaczeniowy chciał również poprawić swoją zdolność do współpracy i przejęcia odpowiedzialności za zasoby językowe, a wszystko to w ramach jednej, scentralizowanej platformy tłumaczeniowej .

Dzięki Smartcat firma Smith+Nephew zyskuje natychmiastowy dostęp do platformy tłumaczeniowej, która w pełni obsługuje pliki Articulate XLIFF . Dzięki temu firma może tworzyć kursy w Articulate i tłumaczyć je na siedem dodatkowych języków, gdy zajdzie taka potrzeba. Zespół Smith+Nephew korzysta zarówno z Articulate Rise 360, jak i Articulate Storyline 360 do tworzenia i dystrybucji dziesiątek kursów online dla pracowników Smith+Nephew na całym świecie. W wielu przypadkach oferowanie wyłącznie angielskiej wersji kursu nie zapewnia pożądanego wpływu na naukę wymaganego dla całej załogi Smith+Nephew .

Przejście na Smartcat wyeliminowało dla zespołu Barbary ryzyko „wykonywania tej samej pracy dwa razy”. Zdarzało się to w przeszłości, gdy dwóch członków zespołu wykonywało to samo zadanie w ramach projektu tłumaczeniowego, ponieważ nie mogli się komunikować i współpracować przy zachowaniu pełnej przejrzystości. Wynikało to z faktu, że w przypadku poprzednich agencji proces tłumaczeń odbywał się offline.

Teraz zespół tłumaczy Smith+Nephew może bezproblemowo współpracować, ponieważ cała praca odbywa się w tej samej przestrzeni roboczej Smartcat, co pozwala oszczędzać czas w czasie rzeczywistym. W rezultacie cykl życia tłumaczenia jest płynniejszy, a zespół może ograniczyć straty pracy i usprawnić przepływ pracy.

Zespół tłumaczy może teraz zapobiegać błędom, zanim one wystąpią, edytując tekst w języku źródłowym napisów wideo przed tłumaczeniem. Mogą wprowadzać te zmiany szybko i bezpośrednio, zamiast angażować zespół graficzny, skracając w ten sposób czas realizacji.

Zespół Barbary korzysta również z usługi tłumaczenia wideo Smartcat w edytorze Smartcat z podglądem wideo na żywo i możliwością współpracy z wewnętrznymi i zewnętrznymi recenzentami – wszystko w ramach konkretnego projektu w przestrzeni roboczej Smartcat.

Dzięki przejściu na system Smartcat zespół tłumaczeń Smith+Nephew od razu mógł skorzystać z systemu szablonów umożliwiającego szybkie tworzenie i modyfikowanie tekstów, a także z szerokiego zakresu ustawień pozwalających na osiągnięcie dokładnie takich samych preferencji.

Ogólnie rzecz biorąc, Smith+Nephew zdołał poprawić swoje kluczowe wskaźniki efektywności lokalizacji we wszystkich obszarach dzięki migracji swoich operacji do Smartcat. Firma osiągnęła znaczne oszczędności kosztów, zmniejszyła ilość pracy związanej z edycją o 70% i skróciła czas realizacji ze średnio 10 dni w przypadku poprzednich dostawców usług tłumaczeniowych do 2–3 dni dzięki Smartcat AI przy kursie o tej samej długości. Co więcej, skorzystali na znacznie płynniejszej, scentralizowanej konfiguracji operacyjnej.

Zespół Barbary może teraz współpracować otwarcie, wszyscy w ramach tej samej internetowej przestrzeni roboczej. Mogą korzystać z rozwiązań Smartcat AI, które pomogą im tworzyć kursy szkoleniowe dla firm i je tłumaczyć, a ponadto w razie potrzeby mogą liczyć na stałe wsparcie zespołu Smartcat. Departament odniósł także korzyści ze znacznego ograniczenia pracy administracyjnej.

Barbara wyjaśniła, że chociaż jest zadowolona ze zmian, jakie umożliwiło przejście jej działu na platformę Smartcat AI, chce nadal ją udoskonalać i wykorzystywać pełen wachlarz funkcji platformy Smartcat.

Obejmuje to wdrożenie specjalnego szkolenia (i doszkalanie w razie potrzeby) w zakresie sztucznej inteligencji Smartcat w celu opracowania pamięci tłumaczeniowych i glosariuszy, które są aktualizowane przy każdym nowym tłumaczeniu w centralnym, specyficznym dla klienta systemie rekordów.

Zespół tłumaczeń Smith+Nephew z niecierpliwością oczekuje możliwości pełnego wykorzystania funkcji Smartcat opartych na sztucznej inteligencji, aby zmaksymalizować sukces swojej globalnej lokalizacji. Należą do nich między innymi tłumaczenia AI, generatywne edycje akcji AI , kompleksowe wsparcie platformy do tworzenia kursów, możliwość zaproszenia istniejących dostawców do centralnej przestrzeni roboczej w celu usprawnienia współpracy oraz natychmiastowe wsparcie techniczne od zespołu Smartcat.

W rezultacie dział tłumaczeń Smith+Nephew będzie nadal stanowił integralną część misji organizacji polegającej na dostarczaniu pracownikom najwyższej jakości programu szkoleń korporacyjnych we wszystkich siedmiu językach roboczych.