Jak TopCon pewnie skalował proces lokalizacji treści: studium przypadku

Kiedy firma Topcon zaczęła zauważać wykładniczy rozwój swojej gamy produktów, wkrótce odkryła, że jej konfiguracja lokalizacyjna nie jest w stanie obsłużyć szybko rosnącej liczby zlokalizowanych materiałów szkoleniowych i kursów e-learningowych wymaganych do obsługi zarówno klientów, jak i personelu na całym świecie.

Aby temu zaradzić, Michelle Quirke, australijska menedżerka ds. zaangażowania w program w Topcon, zdecydowała się na współpracę ze Smartcat jako partnerem strategicznym w celu skalowania treści wielojęzycznych, poprawy produktywności i przyspieszenia wprowadzania produktów na rynek.

Założona w 1932 roku firma Topcon Corporation jest światowym producentem w branży pozycjonowania (pomiary i GPS), budownictwie i rolnictwie. Zatrudniająca 5000 pracowników firma Topcon ma 65 biur w 29 krajach na całym świecie i dostarcza produkty do 198 krajów i regionów. W 2021 roku Topcon osiągnął sprzedaż netto o wartości 137,2 miliarda jenów (około 1 miliarda dolarów).

Za każdym razem, gdy firma wprowadza na rynek nowy produkt, Michelle i jej zespół muszą zapewnić e-learning i materiały szkoleniowe klientom i pracownikom na całym świecie, aby wszyscy byli na bieżąco i byli w pełni przeszkoleni.

Regularnie muszą tłumaczyć treści instruktażowe na 10 języków: niemiecki, francuski, włoski, japoński, holenderski, hiszpański, rosyjski, turecki, chiński uproszczony i portugalski brazylijski.

Przed rozpoczęciem współpracy ze Smartcat firma Topcon miała wdrożone podstawowe procesy tłumaczeniowe, które przez pewien czas się sprawdzały, ale gdy kilka lat temu firma zaczęła się rozwijać w sposób wykładniczy, potrzebne było rozwiązanie umożliwiające skalowanie i przyspieszenie procesu lokalizacji. Michelle i jej zespół szczególnie potrzebowali sposobu na skalowanie wielojęzycznych treści w swoich biurach regionalnych i na rzecz międzynarodowych klientów.

Co więcej, zespół Michelle prosił szeregowych pracowników niemających żadnego doświadczenia w lokalizacji o tłumaczenie treści. Chociaż byli rodzimymi użytkownikami języka, nie mieli specjalistycznej wiedzy i ostatecznie ograniczali przepustowość, aby pomóc w obciążeniu pracą.

Przyjazne dla użytkownika i intuicyjne przepływy pracy oparte na sztucznej inteligencji i człowieku rozwiązania Smartcat pozwoliły firmie Topcon, a w szczególności zespołowi Michelle, na wdrożenie zrównoważonego i produktywnego procesu lokalizacji, który wymagał minimalnego wdrożenia i zapewniał przejrzystość wszystkich funkcji.

Następnie zespół Michelle jeszcze bardziej usprawnił swoją grę lokalizacyjną i stworzył przewodniki stylistyczne oraz spersonalizowane głosy dla klientów, które oprócz glosariuszy mogli dodać jako zasoby do Smartcat.

„Łatwość użytkowania intuicyjnej platformy Smartcat, wsparcie, jakie zapewnia Smartcat, oraz możliwość pozyskiwania niezależnych recenzentów lub dostawców z poziomu tej samej platformy. Wszystko, czego potrzebuję, jest tutaj, w jednym rozwiązaniu AI opartym na języku korporacyjnym.”

Zespół Michelle mógł wykorzystać pierwszą w branży technologię Smartcat do pozyskiwania recenzentów opartą na sztucznej inteligencji, aby szybko znaleźć, zatrudnić i rozpocząć projekty z tłumaczami i korektorami z platformy Smartcat Marketplace, zintegrowanej z procesami pracy opartymi na sztucznej inteligencji i człowieku. Platforma Smartcat’s Marketplace jest największa w branży i liczy ponad 500 000 sprawdzonych recenzentów i agencji. W rzeczywistości Smartcat wyróżnia się w branży lokalizacyjnej z ponad 50% rynku tłumaczy na swojej platformie.

Michelle dodała, że udało jej się nawiązać bezpośrednią i długotrwałą współpracę z tłumaczami korzystającymi z Marketplace firmy Smartcat, którzy poznali produkty Topcon i sposób postrzegania marki.

„Teraz możemy z łatwością tworzyć warianty podstawowego przepływu pracy opartego na sztucznej inteligencji i człowieku, aby lepiej zarządzać procesem i eliminować ręczne zadania ad hoc. Potrzebowaliśmy większej współpracy na etapie tworzenia treści, aby mieć pewność, że wszystkie informacje w naszym przepływie pracy spełniają nasze wymagania dotyczące tłumaczeń”.

Zautomatyzowane przepływy pracy związane z lokalizacją eliminują problemy związane z ręczną powtarzalnością, skracając czas wykonywania zadania, ryzyko wystąpienia błędu i konieczność ciągłego sprawdzania, czy zadania nie zostały pominięte. Wcześniej procesy były oddzielone od siebie: wysyłali i odbierali tłumaczenia e-mailem, ręcznie importowali i eksportowali pliki oraz komunikowali się z tłumaczami i personelem wewnętrznym w sposób zdecentralizowany.

„Zautomatyzowane przepływy pracy oparte na sztucznej inteligencji i człowieku firmy Smartcat pozwalają nam „ustawić i zapomnieć” i dają nam pewność, że praca zostanie wykonana”.

Zespół Michelle zaczął także używać tłumaczenia AI firmy Smartcat z rozwiązaniem do automatycznego zarządzania projektami „Lights Out”. Wykorzystuje automatyczne tłumaczenia i pamięci tłumaczeniowe Smartcat, dba o rutynowe operacje, takie jak przypisywanie i dzielenie obciążenia pracą pomiędzy dostawców, a także zapewnia pełną przejrzystość. Zajmuje się także fakturowaniem i wypłacaniem wynagrodzeń recenzentom dzięki platformie zamówień publicznych zgodnej ze standardami korporacyjnymi.

„Rozwiązanie Smartcat w zakresie tłumaczeń AI i zautomatyzowanego zarządzania projektami pozwoliło mi zaoszczędzić mnóstwo czasu i pracy. Kiedy już je skonfiguruję, mogę pozwolić im zająć się swoimi sprawami. Wszystkie te funkcje naprawdę dobrze ze sobą współpracują.”

Michelle połączyła również Smartcat z integracją Jira firmy TopCon, aby automatycznie i nieprzerwanie wysyłać i odbierać tłumaczenia.

„Po zatwierdzeniu prośby o tłumaczenie w Jira otrzymuję powiadomienie o nowym projekcie w Smartcat. Sprawdzam konfigurację projektu, a następnie przypisuję ją do modułu AI-reviewer firmy Smartcat, który zajmuje się pozyskiwaniem i automatycznym zarządzaniem projektami. Po zakończeniu projektu (po końcowym etapie korekty wewnętrznej) otrzymuję powiadomienie, że bilet na tłumaczenie Jira został zaktualizowany o załączone pliki docelowe, a projekt Smartcat został ukończony.”

Łatwa w obsłudze platforma sztucznej inteligencji Smartcat oferuje również deweloperom elastyczność w personalizowaniu przepływów pracy i integracji, co, jak zauważyła Michelle, pomogło im w usprawnieniu przepływów pracy.

„Wyprodukowaliśmy 298 projektów; spośród nich ponad 80% dotyczyło kursów e-learningowych. Smartcat pozwolił nam łatwo i szybko zwiększyć nasze początkowe dwa języki docelowe do dziesięciu.”

To, co kiedyś zajmowało działowi 13 godzin na stworzenie jednego kursu e-learningowego w 10 językach, zostało skrócone do 11 godzin na kurs dzięki nowej integracji z Jira. Tłumaczenie AI Smartcats i zautomatyzowane zarządzanie projektami, które zarządzają projektem od przydzielenia zadania do jego zakończenia, pozwalają firmie TopCon zaoszczędzić szacunkowo kolejne dwie godziny na kursie.

„Najważniejszym rezultatem jest moja pewność co do naszej zdolności do łatwego i szybkiego zwiększania zakresu lokalizacji treści, jaką jesteśmy w stanie przeprowadzić. Ponieważ naszą główną grupę docelową stanowią pracownicy, dealerzy, klienci i użytkownicy końcowi, mamy potencjał, aby zapewnić im prawdziwą wartość dodaną w procesie edukacyjnym”.