Tłumacze są krwią w żyłach każdej firmy tłumaczeniowej. Jednak aby organizm był zdrowy, potrzebna jest nie tylko odpowiednia ilość krwi, ale także odpowiedni układ naczyń krwionośnych, który szybko dostarcza ją tam, gdzie jest potrzebna. Podobnie, aby firma tłumaczeniowa odniosła sukces, potrzebne jest odpowiednie zarządzanie dostawcami.
Przez zarządzanie dostawcami rozumiemy pozyskiwanie, przydzielanie zadań i utrzymywanie relacji z osobami wykonującymi rzeczywistą pracę w Twojej firmie tłumaczeniowej — tłumaczami, redaktorami, korektorami, specjalistami DTP itp.
Podobnie jak w przypadku każdego złożonego systemu, zarządzanie dostawcami usług tłumaczeniowych jest podatne na nieefektywność i nieoczekiwane komplikacje. W niniejszym opracowaniu wskazujemy największe bariery, z jakimi boryka się większość dostawców usług językowych w zakresie zarządzania dostawcami, oraz podajemy kilka wskazówek, jak je pokonać.
1. Tłumacze nie mają doświadczenia w Twojej konkretnej dziedzinie.
Nawet jeśli dysponujesz dużą i niezawodną bazą freelancerów, zawsze będą pojawiać się projekty wymagające dodatkowej warstwy niezawodności. Jeśli Twój tekst jest bardzo specyficzny lub jeśli musisz zachować spójny styl pomimo zatrudniania wielu freelancerów, chcesz mieć pewność, że freelancerzy tłumaczą dobrze i w tym samym stylu. W przeciwnym razie możesz otrzymać dokument, który jako całość będzie chaotyczny, niezależnie od tego, jak dobre są jego poszczególne części.
Prowadzenie kampanii testowej dla tłumaczy na dużą skalę to prawdziwy ból głowy. Trzeba zamieścić ogłoszenia na wielu portalach z ofertami pracy i/lub forach, a następnie wysłać mnóstwo e-maili i odpowiedzieć na równie mnóstwo odpowiedzi. Przez cały ten czas otrzymujesz te same pytania i prowadzisz te same dyskusje w kółko, poświęcając zbyt dużo czasu tylko po to, aby proces ten mógł trwać dalej.
Możesz samodzielnie stworzyć wydajny proces lub zlecić obsługę zarządzania dostawcami na zewnątrz. W tym drugim przypadku nie musisz martwić się kwestiami administracyjnymi. Wystarczy przesłać dokument, który chcesz wykorzystać do oceny, do dostawcy usług zarządzania dostawcami, a on przeprowadzi testy przy użyciu rygorystycznego i sprawdzonego procesu. Najlepiej byłoby, gdybyś mógł wygodnie przeglądać testy w jednym miejscu i szybko dodawać wszystkich freelancerów, których testy zostały zweryfikowane, do swojego narzędzia TMS, aby móc szybko zaprosić ich do udziału w przyszłych projektach.
2. Nie można wiarygodnie ocenić jakości.
Nawet jeśli uda Ci się rozesłać testy i uzyskać wystarczającą liczbę odpowiedzi, skąd będziesz wiedzieć, które z nich są dobre? Jeśli jesteś native speakerem języka docelowego, to jedno — ale co, jeśli nim nie jesteś? Musisz zatrudnić native speakerów w tej — a właściwie w każdej — parze językowej. Ale skąd będziesz wiedzieć, czy Twoi recenzenci są dobrzy?
Aby wyjść z tego błędnego koła, należy posiadać doświadczenie we współpracy z wieloma recenzentami testów i wybierać spośród nich najlepszych. Jest to trudne do osiągnięcia, chyba że testy tłumaczeniowe przeprowadza się codziennie, przez cały czas. Ponownie, korzystanie z usług zewnętrznego dostawcy maszyn wirtualnych pozwala mieć pewność, że testy kandydatów będą obsługiwane przez kompetentnych recenzentów.
3. Tłumacze albo żądają zbyt wysokich opłat, albo nie spełniają oczekiwań.
W każdej branży klienci chcą płacić mniej, a dostawcy zawsze chcą zarabiać więcej. Idealnym rozwiązaniem jest osiągnięcie kompromisu, w którym klient płaci tyle, na ile go stać, a dostawca zarabia tyle, na ile zasługuje. Niestety, w przypadku tłumaczeń wynik jest zazwyczaj nie do końca zadowalający: klient płaci mniej, a tłumacz ledwo udaje się utrzymać wysoką stawkę godzinową, pracując znacznie szybciej niż to konieczne, aby zapewnić akceptowalną jakość. Może to oznaczać brak samodzielnej weryfikacji własnej pracy, tworzenie dosłownych tłumaczeń, które nie brzmią naturalnie, lub po prostu wprowadzanie nieznacznie edytowanych wyników tłumaczenia maszynowego zamiast wykonywania właściwego tłumaczenia.
Co najgorsze, w przeciwieństwie do np. usług taksówkowych, gdzie od razu można stwierdzić, czy kierowca jest nieostrożny, nie dowiesz się, że tłumaczenie jest złe, dopóki nie będzie za późno — z powodów już wspomnianych w poprzednim rozdziale.
Aby uzyskać najlepszą możliwą gwarancję przeciwko zawyżonym cenom lub słabym wynikom tłumaczy, Ty lub Twój dostawca VM musicie:
Bądź na bieżąco z średnimi cenami dla poszczególnych par językowych i specjalizacji.
Unikaj zatrudniania osób, których ceny znacznie przewyższają standardy rynkowe, chyba że istnieje ku temu ważny powód.
Korzystaj z automatycznych narzędzi, które pomagają wykrywać tłumaczenia maszynowe w sytuacjach, gdy oczekiwane jest tłumaczenie ludzkie.
4. Dane lub informacje dotyczące tłumaczy są nieaktualne.
Częstym błędem „młodych” dostawców usług językowych jest przeprowadzanie szeroko zakrojonych kampanii testowych bez konkretnych planów zatrudnienia — lub, co gorsza, z fałszywymi zapewnieniami o planach zatrudnienia, które nigdy nie zostają zrealizowane. Tworzą oni bazę danych „dobrych” tłumaczy, którą zachowują i wykorzystują w przyszłości.
Ale to po prostu nie zadziała:
Tłumacze nie lubią agencji, które poddają ich żmudnym testom, a potem znikają. Nie oznacza to, że rok później odrzucą Twoją ofertę, ale do tego czasu relacje będą już zepsute.
Tłumacze, zwłaszcza ci, którzy zgłaszają się do bezpłatnych testów, są bardzo niestabilni pod względem dostępności. Po roku może się okazać, że połowa „rekrutów” nie pracuje już jako tłumacze.
Inni podniosą swoje stawki — co jest naturalnym postępem w karierze tłumacza — więc początkowe szacunki budżetowe okażą się błędne.
Musisz więc zapewnić tłumaczom stałe zatrudnienie, aby mogli szybko reagować na nowe zlecenia od Ciebie. Ponownie, może to być łatwiejsze w przypadku zewnętrznego dostawcy usług VM. Niezależnie od tego, czy szukasz kilkunastu tłumaczy do realizacji dużego projektu, czy jednego tłumacza znającego rzadką kombinację językową lub specjalizującego się w danej dziedzinie, prawdopodobnie szybciej znajdziesz ich w ten sposób niż samodzielnie.
5. Toniesz w papierkowej robocie i kwestiach związanych z przestrzeganiem przepisów podatkowych.
Wreszcie, w większości jurysdykcji nie można po prostu zatrudnić kogoś — np. tłumacza — i zapłacić mu. Potrzebne są „dowody dokumentacyjne”: certyfikaty przyjęcia, faktury, raporty itp. Najgorsze jest to, że różnią się one w zależności od kraju, a — jak można się domyślić — prowadząc firmę LSP, przynajmniej wielojęzyczną, będziesz musiał współpracować z osobami z różnych krajów. Do tego dochodzą podatki — każdy kraj ma swoje własne. Nie uwzględnienie tych kwestii może skutkować nieoczekiwaną utratą zysków lub, co gorsza, karami pieniężnymi.
Chociaż nie jest to powszechnie dostępna usługa, niektórzy dostawcy usług zarządzania dostawcami mogą również zająć się formalnościami, dzięki czemu nie musisz martwić się dokumentacją ani podatkami. W takim przypadku będziesz po prostu płacić zbiorczą fakturę co miesiąc — lub zgodnie z innymi ustaleniami — oszczędzając dziesiątki godzin każdego miesiąca.
Pokonaj bariery
Zarządzając projektami tłumaczeniowymi, ryzykujesz utratę tempa i jakości. Aby nadążać za rynkiem i utrzymać swoją działalność tłumaczeniową na wysokim poziomie, masz dwie możliwości:
Zatrudnij dedykowanych menedżerów ds. dostawców. Może to być preferowana opcja, jeśli Twoja firma jest duża i stać Cię na dodatkowy personel nieprodukcyjny. Jeśli jednak jesteś małą, rozwijającą się firmą, być może warto przeznaczyć koszt całego etatu — lub kilku etatów — na coś bardziej efektywnego, na przykład rozwój działalności, sprzedaż lub marketing.
Skorzystaj z usług zewnętrznego dostawcy usług zarządzania dostawcami. Outsourcing funkcji zarządzania dostawcami pozwala nie tylko zaoszczędzić dodatkowe koszty administracyjne związane z zatrudnieniem pełnoetatowego pracownika, ale także pozbyć się związanych z tym problemów organizacyjnych i zarządczych. Ponadto ekonomia skali oznacza, że zespół dostawcy, który zajmuje się zarządzaniem dostawcami na znacznie większą skalę niż Państwa firma — lub większość dostawców usług językowych — będzie kosztował znacznie mniej, nawet w przypadku kosztów bezpośrednich.
Każda opcja ma swoje wady i zalety, a niniejszy dokument ma pomóc Państwu w podjęciu przemyślanej decyzji.
