3 400 000 słów w 10 dni: studium przypadku dotyczące postedycji w Localex

Jeszcze kilka lat temu historia o butikowej agencji tłumaczeniowej realizującej wielomilionowy projekt w ciągu kilku tygodni brzmiałaby jak szaleństwo. Obecnie, dzięki technologii i pracy zespołowej, staje się to rzeczywistością.

Localex to firma zajmująca się tłumaczeniami, założona w 2015 roku przez grupę specjalistów ds. lokalizacji pracujących zdalnie. Chociaż firma nigdy nie unikała trudnych projektów, zlecenie polegające na postedycji 6 500 000 słów w niecałe trzy miesiące stanowiło wyzwanie nawet jak na jej standardy. Co więcej, klientem była jedna z wiodących firm technologicznych na świecie, więc stawką była nie tylko kwestia finansowa, ale także reputacja.

LSP zdecydowało się podjąć realizację projektu. Pomimo przeszkód, które napotkało po drodze, udało mu się osiągnąć sukces. Jakie trudności napotkało i jak je pokonało? Dowiedzmy się tego.

Najpierw jednak przyjrzyjmy się liczbom:

A teraz przejdźmy do wyzwań.

Localex współpracuje zarówno z wewnętrznymi, jak i zaufanymi niezależnymi specjalistami językowymi. Jednak w przypadku tak dużego projektu konieczne było powiększenie zespołów do ponad 20 lingwistów w przypadku niektórych języków i do ponad 100 lingwistów łącznie.

Localex musiał powiększyć swoje zespoły do ponad 20 lingwistów dla niektórych języków i do ponad 100 łącznie.

Dzięki platformie Smartcat, skupiającej 250 000 użytkowników, Localex mógł szybko znaleźć nowych redaktorów i dodać ich do procesu tłumaczenia — wszystko za pomocą interfejsu użytkownika Smartcat, bez wysyłania ani jednego e-maila i bez przeglądania zewnętrznych portali z ofertami pracy.

W tradycyjnym modelu zarządzania 130 lingwistami potrzeba 10–15 kierowników projektów. To więcej niż zatrudnia firma Localex. Co więcej, nieuchronnie spowodowałoby to wzrost ceny projektu. Potrzebny byłby również kierownik, który zarządzałby wszystkimi kierownikami projektów.

Uwaga: W tradycyjnym modelu potrzebnych byłoby 10–15 kierowników projektów oraz kierownik zarządzający wszystkimi kierownikami projektów.

Sercem Smartcat jest wydajna platforma do automatyzacji przepływu pracy, która pozwala śledzić postępy, komunikować się z uczestnikami projektu i zarządzać zasobami projektu w jednym miejscu. Dzięki temu firma Localex mogła zrealizować cały projekt przy pomocy zaledwie czterech wewnętrznych kierowników projektu.

„Smartcat umożliwił nam płynną komunikację, która jest niezbędna podczas pracy z tak dużym zespołem redaktorów, korektorów, specjalistów ds. kontroli jakości i kierowników projektów”. — Çiğdem Tura, kierownik operacyjny Localex

Kiedy realizujesz projekt tej wielkości, kuszące jest dopuszczenie pewnej „tolerancji” dla niższych standardów jakości i korzystanie wyłącznie z automatycznych narzędzi kontroli jakości. Jednak nie była to droga, którą chciała podążać firma Localex.

„Nie chcieliśmy „chować się” za dużą ilością pracy i napiętym terminem, wykorzystując je jako wymówki do dostarczania produktów niższej jakości”.

Chociaż firma Localex wyznaczyła dedykowanych pracowników, którzy mieli zapewnić jakość zarówno pod względem technicznym, jak i językowym, dodatkowy i często pomijany czynnik poprawiający jakość wynikał ze współpracy z firmą Smartcat.

„Kiedy ktoś zostawia komentarz, widzą go wszyscy lingwiści wszystkich języków. Dzięki temu lingwiści ostrzegali się nawzajem o niejasnościach, dyskutowali o możliwych nieporozumieniach i dzielili się przydatnymi linkami. W wielu przypadkach zauważyliśmy, że między lingwistami nawiązała się przyjazna i owocna więź”.

„^{Kiedy ktoś zostawia komentarz, widzą go wszyscy lingwiści wszystkich języków. Zauważyliśmy, że między lingwistami tworzy się produktywna więź”.}

Od samego początku klient chciał, żeby w tym projekcie użyć postedycji. Głównym powodem była oczywiście cena: PEMT kosztuje co najmniej dwa razy mniej, a czasem nawet trzy razy mniej niż „tradycyjne” tłumaczenie. To spowodowało kilka specyficznych wyzwań.

Chociaż PEMT nie jest nową koncepcją w branży, wiele firm, a zwłaszcza tłumaczy, nadal nie rozumie jej istoty. Wielu próbuje zbytnio edytować surowe wyniki tłumaczenia maszynowego, dążąc do „doskonałości” (cokolwiek to znaczy). Z drugiej strony są osoby, które poświęcają temu zbyt mało uwagi i przeoczają wyniki tłumaczenia maszynowego, które brzmią naturalnie, ale są nieprawidłowe pod względem merytorycznym.

Localex udostępnił wytyczne TAUS wszystkim redaktorom. Dzięki funkcji komentowania Smartcat mogli to zrobić w samym dokumencie i w kontekście, więc nie było potrzeby wysyłania niekończących się wiadomości e-mail.

Różne silniki MT inaczej radzą sobie z różnymi typami treści i nigdy nie wiadomo z góry, który z nich będzie najlepszy dla danego projektu. W przypadku tak dużego projektu koszt pomyłki może być zbyt wysoki.

Na szczęście Smartcat obsługuje różne silniki tłumaczenia maszynowego, które można przetestować, zaznaczając odpowiednie pola wyboru. Można to zrobić indywidualnie dla każdego języka:

Chociaż neuronalne tłumaczenie maszynowe sprawia, że MT coraz lepiej radzi sobie z tłumaczeniami „wystarczająco dobrymi”, czasami nawet to nie jest możliwe. Typowe przyczyny to nieprawidłowe formatowanie tekstu źródłowego, błędy ortograficzne — przypadkowe lub zamierzone — i tym podobne. W jednym z konkretnych podprojektów wynik tłumaczenia maszynowego był tak nieprawidłowy, że tłumacz musiał wykonać całą pracę od nowa.

Localex zwrócił się do klienta z wyjaśnieniem sytuacji i na szczęście spotkał się z pełnym zrozumieniem i zgodą z jego strony. Zarówno Localex, jak i tłumacz mogli pracować po wyższej stawce niż pierwotnie uzgodniono. Odpowiednie kwoty zostały dodane do faktur za pomocą funkcji automatyzacji płatności Smartcat.

Projekt obejmujący kilka milionów słów często zawiera różne formaty, z których każdy wymaga indywidualnego podejścia. Na przykład firma Localex musiała pracować z kilkunastoma różnymi formatami, z których każdy miał swoje specyficzne cechy.

Chociaż większość narzędzi CAT obsługuje różne formaty plików, zakres tej obsługi różni się w zależności od narzędzia. Localex był w stanie używać Smartcat do większości z nich, chociaż niektóre wymagały wstępnego przetworzenia — więcej na ten temat później.

W przypadku projektów informatycznych dokumenty mogą mieć niestandardowe formaty, które nie są rozpoznawane przez narzędzia CAT w standardowej konfiguracji. Na przykład jednym z formatów, z którym musiała pracować firma Localex, był format XLF, który choć oparty na XML, stwarzał wiele wyzwań utrudniających lokalizację. Należały do nich wyjątkowo długie segmenty, skomplikowane struktury tagów i niestandardowe symbole zastępcze.

Localex wykonał pewne zadania normalizacyjne dotyczące treści źródłowej, usuwając zbędne znaki końca linii, ukrywając tagi, ponownie segmentując tekst i dodając symbole zastępcze dla fragmentów, których nie można przetłumaczyć. Ułatwiło to pracę redaktorom tekstu i ostatecznie zwiększyło wydajność.

Kiedy trzeba zapłacić 130 lingwistom rozsianym po całym świecie, płatności stają się znacznie większym problemem niż w przypadku kilkunastu osób w jednym kraju. Każdy kraj ma własne przepisy dotyczące płatności przychodzących, a niektóre kraje nie obsługują metod, do których jesteś przyzwyczajony, nie wspominając już o tym, że koszty transakcji mogą wahać się od akceptowalnych do absurdalnych.

Localex wykorzystał rozwiązanie Smartcat Payment Automation na dwa sposoby: po pierwsze, do wypłacania wynagrodzeń freelancerom zatrudnionym za pośrednictwem Smartcat. W tym przypadku proces przebiega całkowicie płynnie, a Smartcat automatycznie oblicza wszystkie koszty każdego zlecenia. Po drugie, firma Localex dodała niestandardowe zobowiązania za zadania niezwiązane z tłumaczeniami i uwzględniła je w tych samych fakturach.

Firma nie musiała zajmować się żadnymi formalnościami związanymi z płatnościami dla freelancerów, zaoszczędziła pieniądze na kosztach transakcyjnych i nie musiała martwić się kwestiami prawnymi ani podatkowymi, ponieważ wszystkim tym zajmowała się firma Smartcat.

Ostatecznie firma Localex zrealizowała projekt na czas i zgodnie z oczekiwaniami klienta. Konkretne wyniki obejmują:

• Wzrost wydajności o 30–40%

• Średnio 5000–8000 słów dziennie tłumaczonych przez każdego redaktora

• 40% oszczędności w kosztach projektu

• Opinie zebrane od ponad 100 lingwistów

• Nowe dane do szkolenia silnika MT

• Opinie przekazane Smartcat w celu dalszego ulepszania

Rozmiar

• Znajdź nowych redaktorów w Smartcat marketplace

• Korzystaj z automatyzacji przepływu pracy Smartcat, aby komunikować się i śledzić postępy

• Zachęcaj lingwistów do pracy zespołowej, aby zapewnić wysoką jakość

Postedycja

• Udostępnij wytyczne TAUS postedyktorom

• Przetestuj różne silniki MT, aby sprawdzić, który najlepiej pasuje

• Uzgodnij z klientem „plan obejścia MT”

Kwestie techniczne

• Upewnij się, że Twoje narzędzie CAT obsługuje wszystkie lub większość oczekiwanych formatów plików

• Przeprowadź wstępną obróbkę i normalizację plików, aby uprościć ich tłumaczenie

• Aby uniknąć papierkowej roboty, skorzystaj z platformy automatyzacji płatności Smartcat płatności

Może się wydawać sprzeczne z intuicją, że duża firma technologiczna zdecydowała się powierzyć tak duży projekt butikowej agencji, a nie międzynarodowej agencji MLV. Jednak po bliższym przyjrzeniu się temu studium przypadku powody stają się oczywiste.

Po pierwsze, mała agencja może poświęcić wszystkie lub prawie wszystkie swoje zasoby temu klientowi, stając się de facto „firmą-partnerem” na czas trwania projektu. „Codziennie rano odbywaliśmy spotkanie z naszym klientem, podczas którego omawialiśmy aktualny stan realizacji projektu i rozwiązywaliśmy ewentualne problemy. Byliśmy dostępni przez całą dobę, siedem dni w tygodniu” – mówi Bekir Diri, kierownik ds. sprzedaży międzynarodowej w Localex.

Wreszcie, co nie mniej ważne, MLV charakteryzują się znacznie wyższymi kosztami ogólnymi. Obejmują one:

• Potrzebna im armia personelu pomocniczego,

• Koszty reklamy, które w taki czy inny sposób są uwzględnione w cenie projektu, oraz

• Marże każdego dostawcy usług językowych w łańcuchu dostaw.

Biorąc pod uwagę wszystkie te czynniki, można zrozumieć, dlaczego klienci, którzy faktycznie mają pojęcie o funkcjonowaniu branży, coraz chętniej rezygnują ze współpracy z „gigantami” i preferują mniejsze, bardziej elastyczne agencje jako dostawców.

Niestety, wielu klientów nie wie, jak działa ta branża. Jakie jest wyjście? Podziel się z nimi tą historią i pomóż im dokonać właściwego wyboru.