Narzędzia do zarządzania projektami LSP pozwalające obniżyć koszty i zwiększyć wartość

Konkurencja na rynku usług językowych jest bardzo ostra. Na całym świecie działa tysiące renomowanych dostawców usług językowych, nie licząc freelancerów. Każdy dostawca usług językowych ma nie tylko wielu konkurentów, ale także coraz większe tempo pracy. Ciągła lokalizacja staje się standardem, co oznacza, że dostawcy usług językowych muszą sprostać ogromnej presji, aby nadążyć za stałym napływem treści, a także wyróżnić się na tle konkurencji, jednocześnie zwracając baczną uwagę na przychody. Niektórzy pozycjonują się jako globalni konsultanci marketingowi, obiecując lokalizację odzwierciedlającą specjalistyczną wiedzę lokalną, zwłaszcza w obszarach, w których transgraniczny handel elektroniczny przeżywa boom.

Jednak dostawca usług językowych może również wiele zrobić na zapleczu, aby wyróżnić swoje usługi i zespół.

Prosta automatyzacja przepływu pracy może znacznie ograniczyć marnotrawstwo i skrócić czas realizacji — co jest kluczowym czynnikiem dla wielu klientów. Nie oznacza to jednak anonimowej obsługi przez roboty, a jedynie wykorzystanie ludzkiego podejścia tam, gdzie wnosi ono wartość dodaną. W Smartcat nazywamy to „zarządzaniem projektami na autopilocie”.

Technologia tłumaczeniowa dla dostawców usług językowych (LSP) może pomóc im w zapewnieniu spójnej obsługi klienta szybko, globalnie i przez całą dobę. Omówimy tutaj pięć obszarów, w których można obniżyć koszty, jednocześnie zwiększając wartość dla klienta.

Załóżmy, że Twoim celem jako dostawcy usług językowych jest skrócenie czasu od momentu, w którym klient potrzebuje tłumaczenia, do momentu, w którym przedstawiasz mu konkretną wycenę i harmonogram realizacji. Na Twojej drodze mogą pojawić się pewne przeszkody: komunikacja dotycząca projektu rozproszona między wieloma kanałami komunikacji lub sytuacja, w której Ty i Twój klient nie macie standardowego sposobu składania i przyjmowania projektów. Przegapione wiadomości mogą prowadzić do frustracji, a nawet gorzej — w erze ciągłej lokalizacji nie chcesz marnować czasu nikogo na radzenie sobie z rozczarowaniem wynikającym z nieporozumień.

Pomocny może być portal samoobsługowy, za pomocą którego klienci mogą tworzyć nowe zapytania dotyczące projektów oraz otrzymywać i akceptować oferty. Klienci i dostawcy usług językowych mogą pracować nad projektami na portalu, co skraca czas poświęcany na komunikację między wieloma kanałami. Portal samoobsługowy umożliwia również klientom przesyłanie plików i przeglądanie postępów projektu. Nie trzeba już tracić czasu na wysyłanie e-maili lub wiadomości na Slacku z prośbą o aktualizacje.

Coraz więcej klientów nie chce już ręcznie przesyłać plików do tłumaczenia. Dysponują oni własnymi systemami zarządzania treścią, które czasami są tymi samymi systemami, których używają do obsługi kodu, co zdarza się szczególnie często w przypadku firm produkujących oprogramowanie. Możliwość pobierania tych treści za pośrednictwem interfejsów API i przesyłania ich z powrotem po przygotowaniu stanowi dużą oszczędność czasu i silny argument sprzedażowy dla dostawców usług językowych.

Przewidujemy, że z czasem „stary” strumień treści oparty na plikach wyschnie, po prostu dlatego, że firmy muszą skrócić czas wprowadzania produktów na rynek, aby być konkurencyjnymi. Tymczasem ruch w zakresie zautomatyzowanej integracji treści będzie prawdopodobnie wzrastał z roku na rok.

Kierownik projektu w firmie LSP jest odpowiedzialny za wybór lingwistów, którzy posiadają odpowiednią wiedzę specjalistyczną i pozytywne opinie od poprzednich klientów, których stawki mieszczą się w budżecie projektu i — co nie mniej ważne — którzy są dostępni w odpowiednim czasie. Z naszych wewnętrznych badań wynika, że jest to najbardziej stresująca część pracy kierownika projektu. Jest to również obszar, w którym tracą oni najwięcej czasu.

Aby znacznie skrócić czas i zmniejszyć nakład energii, jaki kierownik projektu poświęca na ten etap, idealnym rozwiązaniem jest automatyzacja wyboru dostawcy za pomocą procesu opartego na danych. System zarządzania dostawcami może dostarczyć szczegółowych — i weryfikowalnych — informacji na temat umiejętności, doświadczenia i dotychczasowych opinii o lingwistach, a także automatycznie sugerować i kontaktować się ze specjalistami na podstawie danego materiału źródłowego.

Po przyjęciu zlecenia przez lingwistę pozostaje jeszcze kwestia koordynacji informacji ogólnych, plików projektowych i przydzielania konkretnych zadań tłumaczeniowych. Ręczne rozdzielanie części zadania między kilku różnych lingwistów może być żmudne. Jeśli jednak system zarządzania dostawcami, z którego korzystają, jest wystarczająco elastyczny, aby uwzględniać również funkcje zarządzania projektami, dostawca usług językowych znajduje się w lepszej sytuacji. Może on automatycznie śledzić wydajność każdego lingwisty na podstawie aktualnego obciążenia pracą i dotychczasowej produktywności — obie te wartości można łatwo obliczyć, ponieważ wszystkie zadania i istotne informacje są przechowywane w jednym miejscu.

Wykorzystanie maszyny do wykonywania wszystkich obliczeń związanych z zarządzaniem projektami jest bardzo pomocne. Żadni dwaj tłumacze nie pracują w tym samym tempie i nie wszyscy mieszkają w tej samej strefie czasowej, zwłaszcza w przypadku projektów wielojęzycznych. Wykorzystanie jednego interfejsu użytkownika do zarządzania procesem pozyskiwania dostawców nie tylko oszczędza wysiłek, ale także zwiększa spójność i niezawodność. Niezależnie od preferowanego procesu — wewnętrznego lub opartego na freelancerach — sekwencja działań jest podobna i znana.

Czynniki napędzające rozwój LSP to sprzedaż i marketing oraz skalowalność produkcji, w której kluczową rolę odgrywa automatyzacja płatności. Oczywiście można rozpocząć działalność LSP z zaledwie kilkoma dostawcami, ale w miarę rozwoju zaczyna się współpracować z dziesiątkami, a następnie setkami freelancerów. Każdego miesiąca trzeba obliczać rozliczenia za kilkaset zleceń i dokonywać płatności zgodnie z preferowaną metodą każdego dostawcy. W tym momencie prawdopodobnie konieczne będzie zatrudnienie kilku osób do obsługi całego procesu rozliczeń i płatności.

Obecnie możliwe jest jednak wygodne zarządzanie setkami lub tysiącami dostawców i klientów na całym świecie, nawet w przypadku tłumaczy mieszkających w krajach o mniej rozwiniętych rynkach finansowych. Wyobraź sobie, że podpisujesz tylko jedną umowę o świadczenie usług tłumaczeniowych i płacisz jedną fakturę, która obejmuje płatności dla wszystkich dostawców zatrudnionych w danym okresie.

Na przykład Smartcat posiada wielowalutowe konta bankowe i lokalne podmioty prawne na całym świecie, dzięki czemu może zaoferować lepsze ceny niż typowe standardowe przelewy bankowe, co skutkuje stawkami transgranicznymi wynoszącymi zaledwie 1 USD, a nawet mniej w przypadku wypłat krajowych. Utrzymanie jednej umowy może również pomóc Ci mieć pewność, że w pełni przestrzegasz nieustannych zmian w przepisach podatkowych w różnych krajach.

Na koniec warto wspomnieć o systemach wspomagania tłumaczenia komputerowego (CAT). Większość dostawców usług językowych już korzysta z tej technologii, ale niektórzy nadal tego nie robią — ta sekcja jest przeznaczona właśnie dla nich.

Dlaczego korzystanie z narzędzia CAT jest tak ważne? Powtarzające się treści mogą naprawdę zaszkodzić wynikom finansowym dostawcy usług językowych. Ręczne wyszukiwanie fragmentów tekstu, które zostały już przetłumaczone w poprzednich projektach lub które wykorzystują tę samą terminologię, może nie być czymś, na co dzisiejsi dostawcy usług językowych mogą sobie pozwolić. W erze ciągłej lokalizacji sprawy i projekty zmieniają się zbyt szybko.

Dobre narzędzie CAT dostosowane do potrzeb klienta pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze przy tłumaczeniu powtarzających się treści. To, czy dostawca usług językowych przeznaczy zaoszczędzone środki na inne aspekty swojej podstawowej działalności, czy też przekaże zniżkę swoim klientom, zależy oczywiście od niego samego.

Pamięci tłumaczeniowe zapewniają również spójność głosu klienta w ramach poszczególnych projektów. Jest to istotne dla klientów, którzy przywiązują taką samą wagę do marki i stylu, jak do kosztów.

„Porada dla profesjonalistów: sprawdź bezpłatny edytor CAT online firmy Smartcat”.

W świecie, w którym treści stają się siłą napędową każdej firmy, automatyzacja jak największej liczby zadań nie jest już tylko miłym dodatkiem, ale koniecznością. Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest zintegrowana platforma tłumaczeniowa Smartcat. Niezależnie od tego, które rozwiązanie ostatecznie wybierzesz, dostawcy usług językowych muszą szybko dostosować się do nowych warunków, aby działać szybciej niż kiedykolwiek wcześniej — w przeciwnym razie ryzykują utratę pozycji na rzecz bardziej elastycznych konkurentów.