Ten artykuł stanowi streszczenie studium przypadku, opublikowanego pierwotnie na stronie internetowej Migration Policy Institute. Autorką studium przypadku jest Peggy Liao, specjalistka ds. programów i polityki dostępu językowego w Urzędzie Miasta Seattle.
Kiedy mówimy o dostępie językowym, często myślimy o zapewnieniu usług tłumaczenia ustnego, aby pomóc osobom o ograniczonej znajomości języka angielskiego (LEP) w komunikacji z urzędnikami oraz w uczestnictwie w życiu społecznym. Jednak tłumaczenie pisemne jest równie ważne – jeśli nie ważniejsze.
Miasto Seattle przekonało się o tym na własnej skórze, kiedy podczas pandemii COVID-19 zmodernizowało swój program dostępu językowego. Miasto od dawna opierało się na zdecentralizowanym podejściu do tłumaczeń, ale postanowiło je scentralizować, aby zapewnić prawdziwy dostęp mieszkańcom będącym imigrantami i uchodźcami.
W niniejszym studium przypadku przyjrzymy się, w jaki sposób miasto Seattle scentralizowało swoje usługi tłumaczeniowe, jakie korzyści odniosło do tej pory oraz jakie kroki mogą podjąć inne miasta, aby ulepszyć swoje programy dostępu językowego.
Problem: zdecentralizowane podejście do tłumaczenia
Przed scentralizowaniem usług tłumaczeniowych miasto Seattle korzystało z systemu zdecentralizowanego, w ramach którego każdy wydział był odpowiedzialny za zlecanie usług językowych na zewnątrz w miarę potrzeb. Takie fragmentaryczne podejście było nieefektywne i często prowadziło do powielania wysiłków oraz braku spójności pod względem jakości.
Z powodu braku centralnej bazy danych, w której przechowywane byłyby wszystkie tłumaczenia, różne wydziały mogły wielokrotnie tłumaczyć ten sam dokument. Oprócz wzrostu kosztów mogło to również oznaczać, że ten sam termin byłby tłumaczony różnie w poszczególnych wydziałach, co mogło dezorientować i frustrować mieszkańców o ograniczonej znajomości języka angielskiego (LEP).
W obliczu bezprecedensowego zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe podczas pandemii miasto uznało, że potrzebne jest bardziej usprawnione i scentralizowane podejście.
Rozwiązanie: scentralizowane centrum usług językowych
Pierwszym krokiem podjętym przez miasto Seattle było scentralizowanie tłumaczenia dokumentów. W tym celu utworzono zespół składający się z ponad 50 profesjonalnych tłumaczy pochodzących z lokalnej społeczności, których zadaniem było tłumaczenie materiałów na 20 najpopularniejszych języków w Seattle. Zespół ds. dostępu językowego w Biurze ds. Imigrantów i Uchodźców (OIRA) stał się centrum usług tłumaczeniowych.
Po drugie, miasto zdecydowało się na wykorzystanie narzędzia do tłumaczenia wspomaganego komputerowo (CAT) w celu wsparcia działań związanych z centralizacją. Po przeanalizowaniu kilku opcji miasto wybrało Smartcat, platformę CAT działającą w chmurze. Jej internetowy charakter ułatwił dostęp rozproszonym pracownikom miasta, a liczne funkcje – takie jak pamięć tłumaczeniowa, glosariusze i narzędzia do zapewnienia jakości – pomogły zoptymalizować przepływ pracy i przyspieszyć proces przy zachowaniu jakości. Platforma umożliwia również jednorazowe rozliczenie wszystkich dostawców, co usprawnia proces zamówień publicznych.
O ile wcześniej różne wydziały mogły wielokrotnie tłumaczyć ten sam dokument, o tyle obecnie istnieje jedno centralne repozytorium wszystkich tłumaczeń, dzięki czemu każdy wydział może uzyskać do nich dostęp i ponownie je wykorzystać w razie potrzeby.
„Gdy działy zgłaszają projekt podobny do tego, który realizowały w przeszłości, system przypomina tłumaczom o wcześniej przetłumaczonych treściach” – mówi Peggy Liao, specjalistka ds. programu i polityki dostępu językowego miasta. „Zarówno pamięć tłumaczeniowa, jak i bazy terminologiczne sprawiają, że pisemna komunikacja w danym języku jest spójna i profesjonalna.”
Proces: od złożenia zlecenia, przez tłumaczenie, aż po płatność
„„Sama funkcja zarządzania dostawcami w Smartcat pozwoliła nam zaoszczędzić około 1000 godzin rocznie poświęcanych na zadania administracyjne i zarządzanie projektami (co odpowiada 1/2 etatu) dzięki automatyzacji dokumentacji i płatności dla ponad 50 tłumaczy, z których usług regularnie korzystamy w naszej lokalnej społeczności” – dodaje Peggy. „Technologia automatycznego tłumaczenia Smartcat, Smartwords, pozwala nam z łatwością ponownie wykorzystywać wcześniej przetłumaczone treści i obniżyła nasze wydatki na tłumaczenia o 17%. Dla władz miejskich liczby te mają ogromne znaczenie przy alokacji zasobów, aby lepiej służyć naszym społecznościom.”
Dzięki wdrożeniu nowego systemu zespół ds. dostępności językowej może teraz znacznie efektywniej obsługiwać zlecenia na usługi tłumaczeniowe.
Oto jak to działa:
Każdy pracownik miejski może przesłać dokument do portalu Smartcat. Od razu widzi koszt i może później śledzić postęp prac.
Zespół ds. dostępności językowej widzi projekt pojawiający się w swoim obszarze roboczym Smartcat i przydziela go tłumaczom społecznościowym.
Tłumacze społecznościowi logują się do Smartcat i widzą interfejs w formie tabeli, w której tekst źródłowy jest podzielony na zdania, przedstawione jako wiersze. Po lewej stronie widzą tekst źródłowy, a po prawej wpisują tłumaczenie.
Jeśli nad tym samym dokumentem pracuje kilku tłumaczy, mogą na bieżąco śledzić postępy pozostałych i dodawać komentarze. To samo dotyczy recenzentów i redaktorów, którzy muszą sprawdzić tłumaczenie.
W trakcie pracy tłumacze mają dostęp do pamięci tłumaczeniowych — czyli bazy danych zawierającej wcześniej przetłumaczone treści. Nie muszą jej też przeszukiwać ręcznie — za każdym razem, gdy Smartcat „dostrzeże” tłumaczenie, które wykonali wcześniej, pojawi się ono jako sugestia.
Tłumacze mają również dostęp do baz terminologicznych, zwanych „glosariuszami”, w których mogą wyszukiwać konkretne słowa lub frazy, których tłumaczenia zostały zatwierdzone jako standardowe.
Po zakończeniu tłumaczenia zespół ds. dostępności językowej może je natychmiast przejrzeć bez konieczności przesyłania plików lub otrzymywania ich pocztą elektroniczną.
Dwa razy w miesiącu zespół przygotowuje na platformie fakturę obejmującą wszystkie tłumaczenia zrealizowane w danym miesiącu. Po opłaceniu faktury Smartcat odpowiednio rozdziela środki między tłumaczy.
Korzyści: miasto bardziej przyjazne dla wszystkich
Jak dotąd miasto Seattle odnotowało szereg korzyści wynikających z centralizacji usług tłumaczeniowych na różne sposoby, takich jak:
Równy dostęp. Dzięki konsolidacji wszystkich usług językowych w jednym miejscu miasto jest w stanie zapewnić równy dostęp mieszkańcom będącym imigrantami i uchodźcami. Obecnie działania informacyjne i komunikacja mogą być prowadzone w sposób bardziej skoordynowany, a wszystkie wydziały korzystają z tej samej bazy tłumaczeń.
Spójna komunikacja. Wykorzystanie przez miasto pamięci tłumaczeniowych i baz terminologicznych pomogło zapewnić spójną i profesjonalną komunikację w językach obcych we wszystkich wydziałach. Pamięci tłumaczeniowe i glosariusze pomagają zapewnić, że ten sam termin jest za każdym razem tłumaczony w ten sam sposób, dzięki czemu mieszkańcy o ograniczonej znajomości języka angielskiego (LEP) nie doświadczają nieporozumień ani frustracji.
Wydajne procesy pracy. Wykorzystanie technologii pomogło zoptymalizować procesy pracy i przyspieszyć proces tłumaczenia przy zachowaniu jakości. Ponieważ wszystkie wydziały mają teraz dostęp do tej samej puli tłumaczeń, nie ma potrzeby powielania wysiłków ani martwienia się o niespójność.
Lokalna siła robocza. Dzięki współpracy z tłumaczami społecznymi miasto jest w stanie wspierać lokalną siłę roboczą. W ten sposób mieszkańcy będący imigrantami i uchodźcami mają nie tylko lepszy dostęp do usług miejskich, ale także możliwość pracy dla miasta i wniesienia wkładu w życie swojej społeczności.
Wnioski: czego inne miasta mogą się nauczyć od Seattle
Historia miasta Seattle nie jest bynajmniej wyjątkowa. W rzeczywistości wiele innych miast i gmin boryka się z tymi samymi wyzwaniami w zakresie dostępu językowego. Ma to szczególne znaczenie w obecnej sytuacji geopolitycznej, gdy setki tysięcy uchodźców i imigrantów migruje do miast na całym świecie.
Doświadczenia miasta Seattle mogą pomóc innym gminom w udoskonaleniu ich własnych programów dostępu językowego poprzez podjęcie pięciu kluczowych kroków:
Pojedynczy punkt odpowiedzialności. Powołując pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze godzin odpowiedzialnego za politykę dostępu językowego, miasto może zapewnić, że program ten otrzyma należną mu uwagę.
Standaryzacja. Tworząc bazy terminologiczne i korzystając z pamięci tłumaczeniowych, miasto może zapewnić spójność i wysoką jakość swoich tłumaczeń.
Lokalne społeczności. Dzięki współpracy z lokalnymi profesjonalnymi dostawcami usług językowych lub tłumaczami społecznymi miasto może wspierać lokalną kadrę.
Technologia. Dzięki rozsądnemu wykorzystaniu technologii miasto może zoptymalizować przepływ pracy i przyspieszyć proces tłumaczenia, zachowując jednocześnie wysoką jakość.
Dzielenie się najlepszymi praktykami. Dołączając do regionalnej sieci dostępu językowego, miasto może dzielić się najlepszymi praktykami z innymi gminami i czerpać z ich doświadczeń.
Dzięki rozwiązaniom lokalizacyjnym oferowanym przez Smartcat miasta mogą przyjąć bardziej całościowe i skoordynowane podejście do dostępu językowego. Centralizując swoje usługi tłumaczeniowe, mogą zapewnić równy dostęp wszystkim mieszkańcom, wydajne przepływy pracy oraz spójną komunikację we wszystkich wydziałach.
