Płatności w branży tłumaczeniowej – jak zautomatyzować fakturowanie

W jaki sposób firmy tłumaczeniowe mogą obniżyć całkowity koszt procesu płatności o połowę, osiągając wzrost EBITDA nawet o 50%.

Kluczowymi czynnikami napędzającymi rozwój firmy tłumaczeniowej są działania sprzedażowe i marketingowe oraz skalowalność produkcji, w której ważną rolę odgrywa automatyzacja płatności. Chociaż na początkowych etapach często pomija się kwestię wydajności procesu płatności, staje się ona niezbędna, gdy firma zaczyna się rozwijać. Działalność w zakresie usług językowych (LSP) można rozpocząć, współpracując z zaledwie kilkoma dostawcami. Jednak wraz z rozwojem firmy zaczynasz współpracować z dziesiątkami, a następnie setkami freelancerów, z których każdy wykonuje kilka zleceń miesięcznie. W związku z tym co miesiąc musisz obliczać należności za kilkaset zleceń, a następnie dokonywać płatności przy użyciu preferowanych przez dostawców metod. W tym momencie prawdopodobnie zatrudnisz kilku pracowników, którzy będą zajmować się całym procesem fakturowania i wypłat. Wraz ze wzrostem ilości rutynowych zadań fakturowanie i wypłaty stają się wąskim gardłem w przepływie pracy. Chociaż możesz osiągać dobre wyniki w sprzedaży, marketingu i tłumaczeniach, możesz osiągać niewielkie postępy z powodu nieefektywnego fakturowania i wypłat. Jeśli chcesz osiągnąć poziom, na którym będziesz mógł wygodnie zarządzać setkami lub tysiącami dostawców i klientów na całym świecie, konieczne jest zautomatyzowanie tych procesów.

Kolejną istotną barierą dla rozwoju jest otrzymywanie płatności od klientów zagranicznych. W krajach o słabiej rozwiniętych rynkach finansowych proces ten może być uciążliwy dla obu stron. Klienci mają trudności z wykonywaniem przelewów bankowych do tych lokalizacji i mogą wybierać dostawców z siedzibą w Stanach Zjednoczonych lub Unii Europejskiej tylko dlatego, że łatwiej jest im dokonać płatności. Ponadto koszty obowiązkowej wymiany waluty i prowizje za samo zaksięgowanie pieniędzy na lokalnym koncie mogą być dość wysokie.

Rozmawiając z tysiącami naszych użytkowników na całym świecie, znaleźliśmy sposób, aby uniknąć typowych pułapek i stać się bardziej konkurencyjnym oraz szybko rozwijającym się przedsiębiorstwem poprzez automatyzację zarządzania łańcuchem dostaw, a w szczególności operacji płatniczych.

Poniższe najlepsze praktyki przedstawiają sześć kluczowych procedur, które dostawcy usług językowych mogą zautomatyzować, aby zwiększyć wydajność i podnieść swoje zyski nawet o 50%.

Nie musisz zawierać oddzielnych umów z każdym freelancerem lub dostawcą usług językowych. Podpisujesz jedną umowę o świadczenie usług tłumaczeniowych ze Smartcat i płacisz jedną fakturę, która obejmuje płatności dla wszystkich dostawców, z których usług korzystałeś w danym okresie. Możesz skonfigurować warunki płatności, dzięki czemu nie musisz zmieniać obecnych procedur rozliczeniowych.

Smartcat automatyzuje wypłaty i formalności związane z każdym freelancerem lub dostawcą usług językowych (LSP).

Wyobraź sobie, że nie musisz utrzymywać wszystkich tych umów i nie musisz zajmować się setkami transakcji miesięcznie. Już sama ta zmiana będzie miała ogromny wpływ na Twoją wydajność, zwłaszcza jeśli masz już dziesiątki (a liczba ta wciąż rośnie) aktywnych dostawców.

Jeśli masz szczęście mieszkać w kraju rozwiniętym gospodarczo i dokonywać płatności wyłącznie w jego granicach, koszty transakcji mogą być stosunkowo niewielkie. Jeśli jednak proces płatności obejmuje więcej niż tylko kilka krajów o korzystnych warunkach, nieuchronnie wydasz nawet 5–10% tylko na prowizje za przelewy pieniężne. Możesz też nie mieć jasnego obrazu tego, na co wydajesz pieniądze, ponieważ analiza tych transakcji zajmuje jeszcze więcej czasu. Nie uwzględnia to czasu poświęconego na uzgadnianie metod płatności, negocjowanie umów, rozważanie konsekwencji podatkowych i uzgadnianie sposobu podziału prowizji między odbiorców płatności. Zazwyczaj zapomina się o tych dodatkowych kosztach transakcyjnych, ignoruje je lub po prostu ma trudności z ich obliczeniem. Szacujesz koszty wypłat jako zwykłe bezpośrednie koszty transakcyjne, a następnie zastanawiasz się, gdzie podziała się marża.

Dzięki Smartcat wystarczy wykonać jeden przelew bankowy lub płatność kartą online na własnych warunkach, a wszystko jest gotowe. Reszta odbywa się automatycznie i jest obsługiwana przez Smartcat.

Różne kraje inaczej traktują kwestie podatkowe dotyczące płatności od firm na rzecz osób fizycznych. To samo dotyczy płatności transgranicznych. Wszystkie te różnice w opodatkowaniu freelancerów są pozostałością po czasach sprzed kilkudziesięciu lat, kiedy biznes nie był tak globalny jak obecnie, a firmy nie współpracowały z freelancerami pracującymi zdalnie tak często jak dzisiaj. W branży tłumaczeniowej, jeśli chcesz się rozwijać, musisz zajmować się parami językowymi innymi niż Twój język ojczysty, więc musisz współpracować z freelancerami z wielu krajów. Średnio tylko 10% osób zaangażowanych w działalność firmy tłumaczeniowej to pracownicy wewnętrzni, a reszta to freelancerzy z całego świata. Jednak różnice nadal istnieją i nie chcesz, aby Twój zespół księgowy tracił czas na studiowanie ryzyka związanego z opodatkowaniem i zgodnością z przepisami. Aby działać efektywnie i na dużą skalę w tych okolicznościach, musisz mieć przejrzysty i ujednolicony proces masowych wypłat dla wszystkich dostawców na całym świecie.

Nie musisz martwić się o podatki, które musisz zapłacić, ani o formularze, które musisz zebrać w zależności od miejsca zamieszkania podatnika.

Nie musisz zmieniać swoich ram prawnych i finansowych, aby nadążyć za nieustannymi zmianami w przepisach podatkowych, zwłaszcza jeśli współpracujesz z dziesiątkami krajów. Utrzymanie jednej umowy z Smartcat jest łatwe i przejrzyste. Zawsze masz pewność, że w pełni przestrzegasz wymogów podatkowych.

Wdrażanie nowych dostawców nigdy nie było łatwym zadaniem. Zanim zgodzą się oni na Twoje warunki i będą gotowi do podjęcia pierwszej prawdziwej pracy, zadają zazwyczaj wiele pytań. Twoi menedżerowie ds. dostawców muszą sprawdzić stawki dostawców, systemy rabatowe oraz warunki i metody płatności, co ponownie generuje dodatkową papierkową robotę. Czasami skutkuje to nie dodaniem sprawdzonego dostawcy, którego naprawdę chciałeś mieć w swoim zespole. Problemy te powracają nawet wtedy, gdy pierwszy etap zakończył się sukcesem: dostawcy nieustannie zmieniają swoje dane finansowe i biznesowe, a Ty tracisz więcej czasu przy każdym nowym dostawcy.

Alternatywnie możesz po prostu zlecić to Smartcat i zapomnieć o tym.

Dostawcy również są bardziej zadowoleni. Mają dostęp do wszystkich swoich danych i mogą nimi zarządzać online przez całą dobę, mogą przeglądać warunki współpracy oraz wybierać spośród różnych metod płatności dla każdego kraju. Z naszego doświadczenia z dostawcami usług językowych w różnych krajach wynika, że nawet połowa czasu, jaki poświęcają oni na zarządzanie dostawcami, jest przeznaczona na wdrażanie dostawców i ciągłe uzgadnianie warunków współpracy. Druga połowa czasu poświęcana jest zazwyczaj na wyszukiwanie i testowanie. Eliminując te zadania z zakresu obowiązków, podwajasz wydajność swojego zespołu VM.

Rozliczanie jest czasochłonne, jeśli kierownicy projektów muszą ręcznie prowadzić statystyki wszystkich projektów i obliczać kwoty należne każdemu dostawcy. Zazwyczaj robią to w arkuszu kalkulacyjnym lub systemie zarządzania tłumaczeniami (TMS) i nie mogą automatycznie śledzić zadań wykonywanych przez dostawców. Muszą więc robić to za każdym razem, gdy coś się zmienia, a w projekcie tłumaczeniowym zmiany zachodzą cały czas. Liczba słów podlegających opłacie może ulec zmianie po zakończeniu projektu z powodu dopasowań w pamięci tłumaczeniowej. Niektórzy dostawcy mogą nie być w stanie wykonać zadania w terminie, więc kierownicy projektów muszą dodać kolejnych dostawców i ponownie obliczyć początkową liczbę słów. I tak dalej, i tak dalej. Jest to codzienna rutyna dla wielu dostawców usług językowych.

Teraz wyobraź sobie, że większość tych obliczeń jest wykonywana automatycznie podczas realizacji zadania. Masz pełną przejrzystość i pewność co do kwoty, jaką jesteś winien dowolnemu dostawcy w danym momencie.

Zawsze masz wszystko, czego potrzebujesz do planowania przepływów pieniężnych. Dostawcy mogą śledzić online, ile pieniędzy zarobili w danym okresie. Zazwyczaj pozwala to zmniejszyć obciążenie pracą zespołów ds. zarządzania projektami i księgowości nawet o 10%. A to ogromna różnica, jeśli przeliczyć to na zyski!

Nie zawsze jest równie wygodne dokonywanie płatności na rzecz usługodawcy za granicą i w swoim kraju. Jest to jeden z powodów, dla których kupujący często preferują współpracę z lokalnym dostawcą usług językowych. Istnieją kraje, w których kwestia ta stanowi szczególne wyzwanie, a dokonywanie płatności/otrzymywanie płatności może być trudne dla klienta i kosztowne dla Ciebie. Przeliczanie na lokalne waluty, wygórowane prowizje bankowe za samo zaksięgowanie pieniędzy na koncie, a do tego jeszcze więcej papierkowej roboty – nie pomaga to w efektywnym prowadzeniu działalności i szybkim rozwoju firmy. Najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest zarejestrowanie i prowadzenie własnej działalności gospodarczej w innym kraju, na przykład w Stanach Zjednoczonych, co ułatwi transakcje finansowe zarówno Państwu, jak i Państwa klientom. Nie jest to wcale zły pomysł, ale wymaga pewnych początkowych inwestycji, zarówno finansowych, jak i czasowych, a to może okazać się droższe niż sam koszt transakcji. Wymaga to również kosztów utrzymania, a Ty nie chcesz, aby Twój drogi amerykański księgowy namieszał w sprawach Twoich wielu freelancerów z różnych krajów. Nie wszyscy z nich mają specjalizację wymaganą do współpracy z dostawcami z różnych krajów. Nie chcesz też jeszcze droższego prawnika, jeśli coś się pomiesza z podatkami.

Prostym, niezawodnym i niedrogim sposobem na to byłoby skorzystanie z usług Smartcat jako partnera, który wystawia faktury Twoim klientom w Twoim imieniu, gdziekolwiek i kiedykolwiek tego potrzebujesz.

Elegancja tego rozwiązania polega na tym, że oprócz eliminacji kłopotów związanych z otrzymywaniem płatności od klientów zagranicznych, pozwala ono na wykorzystanie tych samych środków do wypłacania wynagrodzeń freelancerom w dowolnym miejscu, eliminując dodatkowe transakcje. W ten sposób można podwoić wydajność w porównaniu z samą automatyzacją fakturowania i wypłat.

Według niektórych naszych użytkowników automatyzacja sześciu wymienionych powyżej procedur pozwoliła im obniżyć całkowite koszty płatności o połowę, co przełożyło się na wzrost EBITDA nawet o 50%.

Wzrost wydajności zapewnia przewagę nad konkurencją w regionie, przyspieszając globalny rozwój firmy.