Menedżerowie ds. lokalizacji są zmęczeni ciągłym klikaniem — codziennie wykonują tę samą żmudną pracę ręczną i nie mają wystarczająco dużo czasu na optymalizację i kontrolę jakości, ponieważ często muszą nadrabiać zaległości. Oto kilka największych błędów popełnianych przez menedżerów ds. lokalizacji oraz kilka pomysłów, jak je rozwiązać.
Dlaczego praca menedżera ds. lokalizacji jest tak złożona?
Menedżerowie ds. lokalizacji wykonują niezwykle złożoną, ale ekscytującą, interdyscyplinarną pracę, która wymaga wiedzy z różnych dziedzin: informatyki, lingwistyki, finansów, a nawet zasobów ludzkich. Zarządzają projektami, budżetami, przepływem pracy i komunikacją z klientami oraz współpracują z wieloma międzynarodowymi specjalistami. Dzięki dokładnemu zrozumieniu odbiorców firmy lub klienta dążą do dostarczania tłumaczeń dostosowanych do regionów docelowych.
Dlatego menedżerowie ds. lokalizacji muszą posiadać umiejętności organizacyjne bibliotekarza i zdolności planistyczne generała armii. Nawet mając takie osoby w swoim zespole, czasami napotykają trudności bez odpowiedniego planowania, praktyk komunikacyjnych, narzędzi i raportowania.
1. Zarządzanie oczekiwaniami: zbyt optymistyczne obietnice i brak asertywności
Menedżerowie ds. lokalizacji są zazwyczaj pod presją, aby podejmować się większej ilości pracy i dotrzymywać — lub przyspieszać — terminy realizacji wielu projektów. Dlatego też asertywność w kwestii wykonalności zadania ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu. Menedżerowie ds. lokalizacji, którzy odpowiadają „Być może” lub „Zobaczę, co da się zrobić” na prośby, mogą narazić się na miesiące stresu. Kiedy mówisz „tak”, nie powinno to być odruchową reakcją. Najpierw rozważ zakres projektu. Jako menedżer ds. lokalizacji powinieneś wiedzieć, ile czasu zazwyczaj zajmują zadania. Jeśli tego nie wiesz, będziesz miał trudności z udzieleniem odpowiedzi na pytanie. Aby uzyskać lepszy obraz sytuacji, należy na bieżąco śledzić czas poświęcony na każdy rodzaj zadania lub zapytać specjalistów, tj. tłumaczy, korektorów, lektorów.
Po oszacowaniu czasu trwania projektu staraj się unikać podawania konkretnej daty. Zamiast tego podaj przedział czasowy, który obejmuje margines bezpieczeństwa zarówno dla terminu dostawy, jak i budżetu. Na przykład, dodając dwa tygodnie lub dodatkowe 500 dolarów, oszczędzisz sobie zmartwień związanych z nadmiernym wydłużeniem czasu realizacji lub przekroczeniem budżetu. Główny interesariusz będzie zadowolony z szybkości realizacji lub „zaoszczędzonych” pieniędzy.
2. Nie traktuj technologii jako swojego najlepszego przyjaciela.
Ostatnią rzeczą, jaką chcesz być jako menedżer ds. lokalizacji, jest cyfrowy urzędnik wykonujący żmudne zadania polegające na klikaniu, archiwizowaniu, przesyłaniu, pobieraniu i innych bezmyślnych, czasochłonnych czynnościach. Dlatego musisz w pełni wykorzystać możliwości technologii. Niektóre systemy zapewniają przepływy pracy i wszystkie narzędzia potrzebne do:
przydzielania zadań,
udzielania instrukcji,
obliczania budżetów oraz
znajdowania tłumaczy i innych rodzajów pracowników.
W ostatnim czasie obserwujemy wzrost popularności narzędzi do zarządzania lokalizacją opartych na chmurze, które spełniają te wymagania. Internetowe systemy TMS są doskonałym rozwiązaniem ze względu na możliwość współpracy, korzystniejsze ceny i częstsze aktualizacje w porównaniu z tradycyjnymi narzędziami do instalacji. Na przykład Smartcat to kompleksowa platforma oparta na chmurze, która zmniejsza nakład pracy ręcznej menedżerów lokalizacji nawet dziesięciokrotnie w porównaniu z tradycyjnym połączeniem TMS, CAT i arkuszy kalkulacyjnych stosowanym przez dostawców usług językowych. Jej scentralizowana i kompleksowa konfiguracja pozwala uniknąć nieustannego przełączania się między kanałami, zakładkami i innymi narzędziami, a wspomagana technologicznie funkcja dystrybucji projektów przydziela zadania freelancerom i dostawcom o 30% szybciej niż e-maile. Po przejściu z ręcznego systemu TMS na system oparty na chmurze, firma EthnoLink LSP odnotowało 24% średnią oszczędność kosztów i skrócenie czasu realizacji projektów o kilka dni.
Wypróbuj przed zakupem
Niezależnie od tego, jakiego narzędzia tłumaczeniowego używasz, upewnij się, że ułatwi Ci ono życie. Sporządź listę największych problemów i przetestuj oprogramowanie w praktyce — nie ograniczaj się tylko do zapoznania się z jego funkcjami. Sprawdź swoją listę podczas testowania i zobacz, jak wygląda sytuacja po zakończeniu oceny. Być może odkryjesz funkcje, o których nie wiedziałeś, że są Ci potrzebne!
3. Planowanie samodzielnie i w głowie
Niech nasze wcześniejsze obawy zamienią się we wcześniejsze przemyślenia i plany.
~ Winston Churchill
Być może nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale wielu z nas planuje różne sprawy w głowie i myśli, że będzie w stanie je zapamiętać. Jednak staje się to coraz trudniejsze, gdy masz do wykonania 100 zadań o różnym priorytecie.
Plan i przepływ pracy mają kluczowe znaczenie dla pomyślnej i terminowej realizacji projektu. Pozwalają one pokazać zespołowi, czego się od niego oczekuje, zapewniają przegląd sytuacji dla kierownika, a nawet służą jako prezentacja, dzięki której można sprzedać swoje usługi potencjalnym klientom. Smartcat oferuje niezbędne narzędzia organizacyjne z przepływami pracy w czasie rzeczywistym, które można dostosować do konkretnych potrzeb.
Zaplanuj projekt, aby nie zapomnieć o niczym ważnym.
Skonsultuj się ze swoim zespołem
Możesz być bystrym człowiekiem, ale nie jesteś w stanie poznać wszystkich szczegółów pracy każdego z pracowników. Praca zespołowa i zaangażowanie członków zespołu w planowanie zwiększy szanse na sukces. Niektórzy menedżerowie próbują samodzielnie opracować cały plan, ale byliby jeszcze bardziej skuteczni, gdyby wysłuchali opinii i doświadczeń innych specjalistów. W końcu to oni będą wykonywać tę pracę. Uwzględnienie ich opinii pomoże im zaakceptować projekt i poczuć się za niego odpowiedzialnymi.
Nie potrzebujesz też wewnętrznego zespołu tłumaczy, z którym możesz się konsultować — skontaktuj się z freelancerami za pośrednictwem społeczności internetowych, aby uzyskać potrzebne informacje. Na przykład Smartcat posiada prężnie działającą społeczność społeczność z wieloma zaangażowanymi profesjonalistami chętnymi do wymiany pomysłów.
4. Brak komunikacji: gdzie są instrukcje?
Zbyt często menedżerowie ds. lokalizacji przekazują tłumaczom niewiele instrukcji lub nie przekazują ich wcale, a potem są zaskoczeni, że otrzymują coś innego niż oczekiwali. Czasami wynika to z braku doświadczenia, ale nawet zaawansowani profesjonaliści pomijają ten krok, gdy brakuje im czasu. Tłumacze mogą wiedzieć tylko tyle, ile wynika z kontekstu. Zakładanie zwiększa ilość pracy do ponownego wykonania.
W najgorszym przypadku projekt kończy się fiaskiem. Badanie wykazało, że 29% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu słabej komunikacji.
Kontroluj wyniki pracy, udzielając wystarczających instrukcji.
Oto kilka zasobów, które możesz udostępnić specjalistom językowym, aby zapewnić im niezbędne informacje:
Wytyczne: preferencje językowe i przewodniki stylistyczne.
Słowniki: terminy techniczne, terminy związane z marką i odmiany pisowni.
Opis grupy docelowej (profil klienta): dla kogo tłumacz pisze i jak może ukształtować tekst, aby był on jak najbardziej skuteczny?
Dokumentacja dotycząca marki firmy: kultura firmy, wartości itp.
Smartcat oferuje możliwość dodawania przewodników stylistycznych, materiałów referencyjnych i komentarzy dotyczących instrukcji związanych z konkretnymi zadaniami. Wbudowana funkcja czatu i komentarze do segmentów świetnie nadają się do odpowiadania na pytania.
5. Nauka: brak przeglądu i retrospekcji
Przeglądanie projektów pomoże Tobie i Twojemu zespołowi rozwijać się i doskonalić przyszłe zadania. Niestety wielu menedżerów ds. lokalizacji pomija ten etap cyklu życia projektu, często z powodu braku czasu. Jeśli mają jakieś wnioski, nie zawsze się nimi dzielą. „Wojna z błędami” powinna być głównym celem menedżera ds. lokalizacji.
Retrospektywa obejmująca cały zespół — lub przynajmniej wszystkich kierowników zespołów — to świetny sposób na naprawienie błędów popełnionych w przeszłości. Kierownik ds. lokalizacji powinien ułatwić wszystkim przekazywanie informacji zwrotnych na temat tego, co należy robić więcej lub mniej, a także czego należy zaprzestać lub zacząć.
Aby ocenić różne mierzalne aspekty projektu, takie jak produktywność, szybkość, koszt i jakość, Smartcat ma w zanadrzu kilka narzędzi. Raporty Team Performance Intelligence pozwalają sprawdzić, jak produktywni byliście i monitorować postępy w czasie, a wbudowane funkcje zapewnienia jakości pokazują liczbę błędów w terminologii, interpunkcji, datach itp.
Porzuć nudne zadania i zostań mistrzem projektów
Korzystając z narzędzi, które pozwalają ograniczyć liczbę powtarzalnych zadań, monitorować postępy projektu i oceniać wyniki, menedżerowie ds. lokalizacji mogą wrócić do przyjemniejszych aspektów swojej pracy, takich jak lokalizacja i optymalizacja jakości, a nawet od czasu do czasu cieszyć się chwilą wytchnienia.
Czy nie jest to coś, do czego warto dążyć? Przekonaj się sam, bez żadnych zobowiązań — wypróbuj Smartcat już dziś.
