Zarządzanie projektami. Nie jest to najatrakcyjniejsza koncepcja. Nieporęczne szafki na dokumenty, stukot maszyn do pisania i intensywne palenie papierosów w wyłożonych drewnem biurach – czy ktoś oglądał serial Mad Men?
No dobra, w biznesie już nie jest tak jak kiedyś. Teraz wszystko kręci się wokół smartfonów, e-maili i chmury (a do tego dochodzi jeszcze praca zdalna). Ale czy zmieniłeś sposób, w jaki zarządzasz projektami, a także wyposażenie i wystrój swojego miejsca pracy? Jeśli chodzi o tłumaczenia, możesz być zaskoczony, odkrywając, że Twoje podejście do zarządzania projektami wymaga aktualizacji. Co ważniejsze, może to kosztować Cię czas i pieniądze.
Czy prowadzisz dynamicznie rozwijającą się firmę?
Zatem, zgodnie z logiką tej historii, jeśli nie zacząłeś właśnie rozszerzać swojej działalności na rynki międzynarodowe i nie postawiłeś sobie za cel wdrożenia solidny proces lokalizacji z wykorzystaniem najnowszych technologii zarządzania tłumaczeniami (tj. chyba że jesteś żabą, którą właśnie wrzucono do garnka z wrzącą wodą i natychmiast z niego wyskoczyłaś), prawdopodobnie nadal tłumaczysz swoje treści w starym stylu (tj. jesteś żabą w garnku, jesteś tam już od jakiegoś czasu i wszystko jest w porządku).
Tłumaczenie w starym stylu oznacza, że projekty mogą trwać od kilku dni do kilku tygodni i często wiążą się z lawiną e-maili zawierających briefy, pytania, pliki, umowy, płatności itp. Może ono sprawdzić się w przypadku małych firm, które nie mają zbytnich wymagań co do czasu realizacji tłumaczeń (tj. są jak żaba w garnku, a woda jest przyjemnie chłodna).
Ale kto jest zrelaksowany w biznesie? Bardziej prawdopodobne jest, że przydałoby Ci się przyspieszenie działań w świecie, w którym liczy się natychmiastowe dostarczenie treści (tj. woda w garnku nie jest już tak chłodna i orzeźwiająca). W rzeczywistości rozwój Twojej firmy prawdopodobnie zależy od tego. Woda staje się coraz cieplejsza, a może nawet zaczyna wrzeć. Nadal jesteś w garnku.
Czas podjąć decyzję
Przepraszam za dramatyczną analogię, ale chyba rozumiesz, o co chodzi. Krótko mówiąc, potrzeba szybkości stała się domyślnym trybem działania w biznesie, a stare podejście do zarządzania projektami tłumaczeniowymi nie jest już efektywne pod względem czasu ani kosztów.
Nadszedł więc czas, aby pozbyć się zbędnych zadań, wykorzystywać czas bardziej efektywnie i zautomatyzować powtarzalne zadania.
Ale jak to zrobić? Przyjrzyjmy się cyklowi projektu tłumaczeniowego, aby zobaczyć, jak można to osiągnąć.
Krok 1: Konfiguracja projektu tłumaczenia
Przygotowanie wszystkiego przed rozpoczęciem tłumaczenia może być bardzo pracochłonne. Musisz sprawdzić, co wymaga tłumaczenia, a także oszacować koszty projektu, zasoby i ramy czasowe. Może to obejmować pobieranie plików, obliczanie liczby słów, przesyłanie plików roboczych, konfigurowanie pamięci tłumaczeniowych i glosariuszy oraz ustalanie terminów dla każdego zadania.
Problem: Poświęcasz zbyt dużo czasu na konfigurację projektów tłumaczeniowych.
Rozwiązanie: 🐸Znajdź kompleksową platformę tłumaczeniową, która centralizuje cały proces i pozwala zautomatyzować konfigurację projektu. 🐸
Krok 2: Znalezienie i zatrudnienie tłumaczy
Czas znaleźć lingwistów do projektu. Jeśli nie masz własnego zespołu tłumaczy, będziesz musiał poszukać niezależnych wykonawców do pracy nad tłumaczeniami. Wymaga to między innymi zbadania i oceny ich dostępności, doświadczenia, wiedzy specjalistycznej i stawek. (Wielu kierowników projektów tłumaczeniowych twierdzi, że jest to najtrudniejsza część zadania. Być może masz na myśli idealnego kandydata, ale po skontaktowaniu się z nim okazuje się, że nie jest on dostępny w momencie, gdy go potrzebujesz, lub że jego stawki znacznie wzrosły od czasu ostatniej współpracy).
Po znalezieniu odpowiednich lingwistów musisz przekazać im informacje, wysłać pliki, przydzielić zadania i odpowiedzieć na wszelkie pytania. Oznacza to więcej komunikacji – nie tylko pochłania to Twój czas, ale także opóźnia proces tłumaczenia.
Problem: Poświęcasz zbyt dużo czasu na poszukiwanie i wdrażanie tłumaczy.
Rozwiązanie: 🐸Znajdź łatwą w użyciu platformę dla dostawców usług tłumaczeniowych – szybko sprawdź stawki dostawców, dostępność i historię terminów realizacji zleceń, aby zatrudnić odpowiednią osobę. platformę z dostawcami usług tłumaczeniowych , która jest łatwa w użyciu – szybko sprawdź stawki dostawców, ich dostępność i dotychczasowe terminy realizacji, aby mieć pewność przy zatrudnianiu🐸
Ponadto korzystanie z platformy tłumaczeniowej, która posiada zarówno rynek, jak i narzędzie CAT pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu – można źródłowi i zlecić wykonanie tłumaczeń w jednym miejscu. Sprzyja to również długoterminowej współpracy z profesjonalistami na rynku i zapewnia stałą jakość tłumaczeń. Nawet jeśli dysponujesz własnymi tłumaczami, warto, aby wszyscy korzystali z tej samej platformy i pracowali w synchronizacji.
Krok 3: Zarządzanie tłumaczeniami
Gdy wszyscy zabiorą się do pracy, prawdopodobnie będziesz chciał od czasu do czasu sprawdzić, jak postępują prace. Jeśli tłumacze korzystają z różnych narzędzi tłumaczeniowych, nie ma szybkiego i łatwego sposobu, aby sprawdzić postępy, chyba że skontaktujesz się bezpośrednio z tłumaczami. To oznacza więcej e-maili i więcej przerw w pracy tłumaczy.
Problem: Albo poświęcasz zbyt dużo czasu na sprawdzanie postępów tłumaczy, albo działasz na ślepo i masz nadzieję, że wszystko idzie zgodnie z planem.
Rozwiązanie: 🐸Skorzystaj z przejrzystą platformę tłumaczeniową, która pozwala śledzić postępy pracy (i wcześnie wykrywać ewentualne problemy)🐸
Krok 4: Zbieranie i publikowanie tłumaczeń
Po zakończeniu tłumaczenia należy zebrać wszystkie pliki, sprawdzić, czy zostały one poprawnie złożone, a następnie opublikować treść (np. przesłać ją do systemu CMS, takiego jak WordPress).
Po umieszczeniu treści treść musi zostać ponownie sprawdzona, aby upewnić się, że jest zgodna z oczekiwaniami i ma sens w kontekście. Wszystkie te kroki wymagają czasu i mogą prowadzić do błędów ludzkich, zwłaszcza jeśli osoba przesyłająca treść nie zna języka, na który została przetłumaczona.
Rozwiązanie: 🐸Skorzystaj z platformy tłumaczeniowej, która automatyzuje dostarczanie treści do Twojego systemu CMS🐸
Wybierając platformę tłumaczeniową z integracją CMS, można automatycznie importować i eksportować treści, co pozwala zaoszczędzić wiele godzin pracy i zapobiega błędom.
Krok 5: Dokonywanie i otrzymywanie płatności
Płatności nie są technicznie częścią projektu, ale ktoś musi zadbać o to, aby dostawcy otrzymali odpowiednie wynagrodzenie w terminie. Obejmuje to obliczenie wszystkich zobowiązań, ustalenie metod płatności dla dostawców, sprawdzenie przepisów podatkowych każdego kraju i upewnienie się, że wszyscy otrzymają odpowiednie kwoty.
Problem: Poświęcasz zbyt dużo czasu na fakturowanie i płatności.
Rozwiązanie: 🐸Skonfiguruj zautomatyzowany system płatności, który umożliwia jednoczesną realizację płatności dla wszystkich dostawców🐸
Kompleksowy system płatności zintegrowany z platformą tłumaczeniową automatycznie oblicza kwoty należne dla każdego dostawcy i umożliwia realizację płatności za pomocą jednej faktury. System fakturowania i płatności powinien również zawierać informacje podatkowe dla wszystkich krajów, aby zaoszczędzić Ci kłopotu z samodzielnym ustalaniem tych danych.
Włącz tryb autopilota
Więc nadal działasz metodą „żaby w garnku”? Czy zdajesz sobie sprawę, ile czasu poświęcasz na wszystkie te dodatkowe drobne czynności na każdym etapie procesu lokalizacji? To wszystko się sumuje – a wielu z tych czynności można by uniknąć.
Zespół Smartcat długo i intensywnie zastanawiał się, jak najlepiej pomóc firmom w usprawnieniu procesów tłumaczeniowych – tj. jak sprawić, by były one szybsze i tańsze, bez utraty jakości tłumaczenia. Wynikiem tych rozważań jest Smartcat Autopilot.
Smartcat Autopilot polega na automatyzacji kluczowych elementów procesu tłumaczenia:
Znalezienie tłumaczy spełniających wymagania projektu (budżet, dostępność, specjalizacja itp.)
Podział pracy w celu rozłożenia obciążenia między tłumaczy
Przydzielanie zadań tłumaczeniowych wybranym dostawcom
Zapewnienie, że praca przebiega zgodnie z planem na każdym etapie
Konfiguracja automatycznych płatności dla wszystkich dostawców
Dzięki automatyzacji wszystkich tych pozornie prostych, ale czasochłonnych zadań oszczędzasz czas, utrzymujesz niskie koszty i zapewniasz wysoki standard tłumaczeń.
Gotowy, aby wyskoczyć z wrzącej wody i usprawnić zarządzanie projektami tłumaczeniowymi w swojej firmie?
🐸Pokaż mi, jak mogę zaoszczędzić czas i pieniądze dzięki Smartcat🐸
