Niektóre terminy podlegają negocjacji. Ten nie.
Wiodąca firma z sektora opieki zdrowotnej potrzebowała przetłumaczenia 350 stron dokumentacji regulacyjnej. Rezultat musiał być certyfikowany i zgodny z normami ISO, bez miejsca dla dostawcy, który był jedynie prawie wykwalifikowany. Termin mijał za cztery dni, a był już czwartek.
Zwykły proces zakończyłby się niepowodzeniem
W tradycyjnym modelu pozyskiwania najtrudniejszą częścią jest realizacja zamówień.
Identyfikacja dostawców posiadających odpowiednie certyfikaty, weryfikacja tych uprawnień, negocjowanie stawek oraz podpisanie umowy to proces liczony w tygodniach. Dodaj wymaganie specjalistyczne, takie jak certyfikacja zgodna z normami ISO w zakresie treści związanych z przepisami medycznymi, a pula wykwalifikowanych kandydatów gwałtownie się zawęzi. Zanim tradycyjne poszukiwania dostawcy dobiegną końca, termin, który był ich powodem, zdąży już minąć.
Większość zespołów radzi sobie z tym, utrzymując stałą współpracę z wąską listą zaufanych dostawców w ramach umowy ryczałtowej. To działa do czasu: nagły skok wolumenu, nietypowa para językowa lub wymóg certyfikacji wykraczający poza zakres listy sprawiają, że plan awaryjny zamienia się w chaotyczną improwizację.
„Nie zapewniamy sieci dostawców do wdrożenia [w ramach] procesu zakupowego. To funkcja wbudowana w platformę, z której można korzystać i opłacać ją za pomocą jednej faktury w ramach jednej umowy”.
— Jane Strickland, Marketplace Delivery Team Lead, Smartcat
Co wydarzyło się zamiast tego
Ten zespół całkowicie pominął etap poszukiwań, korzystając z platformy Smartcat Marketplace. Zostali dopasowani do posiadającego certyfikat ISO dostawcy usług tłumaczeniowych, który był już zweryfikowany i dostępny w wyznaczonym terminie. Kwalifikacje zostały potwierdzone w momencie dopasowania, a nie pod koniec cyklu zakupowego, a praca rozpoczęła się tego samego dnia.
Wszystkie 350 stron zostało dostarczonych na czas, precyzyjnie i w pełnej zgodności z wymogami.
Wynik, który miał największe znaczenie
Klient złożył nowe zamówienie na tę samą kategorię prac, jak tylko pierwszy projekt został zamknięty. Zobowiązali się do kolejnego zlecenia, zanim jeszcze upłynął termin płatności faktury za pierwsze.
To bardziej miarodajny sygnał niż jakikolwiek wskaźnik satysfakcji, ponieważ powtarzalny wolumen zleceń jest tym, co dzieje się, gdy dostawca udowodni, że jest w stanie udźwignąć terminy, które kiedyś wymagałyby eskalacji.
„To był tak ogromny sukces, że gdy projekt został dostarczony, został zrecenzowany przez wewnętrzne zespoły. Natychmiast zebrali fundusze na podobny projekt. Więc teraz pracujemy dla nich nad kilkoma kolejnymi tego typu projektami”.
— Jane Strickland, Marketplace Delivery Team Lead, Smartcat
Dlaczego to zmienia obliczenia
Prace z zakresu regulacji prawnych i zgodności rzadko wiążą się z elastycznymi terminami. Wprowadzenia produktów na rynek, terminy składania wniosków oraz audyty to sztywne terminy, a dokumentacja musi ich dotrzymywać. Gdy pozyskiwanie mocy przerobowych trwa tygodniami, a do terminu pozostało zaledwie kilka dni, ograniczeniem nie jest jakość ani koszt, lecz dostęp.
Model marketplace'u rozwiązuje to ograniczenie w sposób strukturalny. Zamiast pojedynczego zasobu masz do dyspozycji pulę sprawdzonych specjalistów, których można dopasować do dokładnych wymagań zlecenia w harmonogramie, jakiego to zlecenie rzeczywiście wymaga. Certyfikacja, para językowa, stopień znajomości dziedziny oraz dostępność są filtrowane jednocześnie.
Szybkość przestaje być kwestią przypadku, a staje się właściwością procesu.
Pytanie warte zadania
Gdy kolejnego terminu nie da się przesunąć, pytanie nie brzmi, czy istnieje wykwalifikowany wykonawca, lecz czy zdołasz do niego dotrzeć, zanim dopadnie cię ostateczny termin.
To luka, którą ma za zadanie wypełnić Marketplace firmy Smartcat.
