Dałeś swojemu zespołowi licencje. Przeprowadziłeś szkolenie. Ale kilka miesięcy później niektórzy ludzie wciąż tak naprawdę nie korzystają ze Smartcata. Tłumaczą ręcznie, szukają obejść lub po cichu unikają tej platformy.
Jeśli brzmi to znajomo, nie martw się. To nie oznacza, że Twoje wdrożenie się nie powiodło. Zdarza się to w wielu zespołach i jest to problem z adaptacją, a nie problem techniczny. Problemy z adopcją można rozwiązać.
Oto dlaczego ma to znaczenie. Smartcat staje się tym bardziej wartościowy, im częściej Twój zespół z niego korzysta. Każdy projekt powiększa Twoją bazę zweryfikowanych tłumaczeń i terminologii, co z czasem sprawia, że tłumaczenie maszynowe (AI) staje się dokładniejsze. Kiedy ludzie pracują poza platformą, ich praca nigdy do niej nie wraca. Dobry onboarding to nie tylko jednorazowe odhaczenie pozycji na liście. W ten sposób upewniasz się, że w pełni wykorzystujesz swoją inwestycję.
Kluczowe wnioski
Niski poziom wdrażania platformy jest wyzwaniem organizacyjnym, a nie porażką techniczną. Określenie, czy Twój zespół boryka się z problemami z użytecznością, czy też z oporem przed zmianą, pozwala na zastosowanie ukierunkowanych strategii, które zachęcą do codziennego korzystania z platformy.
Stopniowe, etapowe wdrażanie zapewnia lepsze długoterminowe zaangażowanie. Rozpoczynanie od małych grup pilotażowych i demonstrowanie wymiernych rezultatów przy użyciu autentycznych materiałów zespołu buduje naturalną dynamikę w różnych działach.
Uproszczony proces wdrażania oraz przepływy pracy zmniejszają opór użytkowników. Wykorzystanie wstępnie skonfigurowanych szablonów projektów, dostępu opartego na rolach oraz usprawnionych etapów weryfikacji pomaga członkom zespołu szybko zyskać pewność siebie.
Ciągłe monitorowanie i bieżące szkolenia podtrzymują adaptację w dłuższej perspektywie czasowej. Wykorzystanie wbudowanej analityki projektu pomaga śledzić wzorce użytkowania, świętować wczesne sukcesy i proaktywnie wspierać członków zespołu, którzy zostają w tyle.
Najpierw dowiedz się, dlaczego
Zacznij od ustalenia, z którym z dwóch problemów masz do czynienia.
Luka w użyteczności. Ludzie chcą korzystać ze Smartcata, ale napotykają trudności. Być może jakiś krok jest niejasny lub szablon nie pasuje do ich sposobu pracy. Więc się poddają. Rozwiązanie jest proste: szybkie szkolenie, drobna modyfikacja szablonu lub wizyta w Portalu Wsparcia.
Opór przed zmianami. Niektórym ludziom odpowiada ich dotychczasowy sposób pracy, taki jak ręczne tłumaczenie czy arkusze kalkulacyjne, a zmiana wydaje im się dodatkowym wysiłkiem. To zupełnie ludzkie. Pomaga ułatwienie tej zmiany i budowanie pewności siebie dzięki małym sukcesom.
Większość zespołów ma jedno i drugie. Zacznij od tego większego.
Znaki ostrzegawcze, na które należy zwrócić uwagę
Ludzie rzadko mówią to na głos, więc zwracaj uwagę na te znaki:
Treść zostaje przetłumaczona, ale nie w Smartcat. To oznacza, że ktoś nadal pracuje po staremu. Ich praca nie jest zapisywana w Twojej pamięci tłumaczeniowej ani sprawdzana pod kątem Twojego glosariusza.
Ludzie opuszczają treningi. Często taka osoba nie dostrzega jeszcze wartości lub czuje się trochę w tyle. Przyjacielska rozmowa w cztery oczy może pomóc bardziej niż kolejne zaproszenie do grupy.
Jedna drużyna ma opóźnienia, podczas gdy pozostałe działają bez zarzutu. Jeśli jedno biuro lub region boryka się z problemami, przyczyna ma prawdopodobnie charakter lokalny. Być może menedżer jeszcze nie popiera tej zmiany.
Wdrażaj to małymi krokami
Zacznij od małych kroków. Nie musisz przekonywać do siebie wszystkich naraz.
Wybierz grupę pilotażową. Wybierz mały, chętny do współpracy zespół lub jednego lidera – najlepiej kogoś, kogo szanują współpracownicy.
Użyj ich prawdziwych treści. Przepuść ich rzeczywistą pracę przez Smartcat, a nie ogólne demo. Ludzie ufają wynikom, które widzą na materiale, który znają.
Niech wyniki mówią same za siebie. Gdy grupa pilotażowa odniesie wyraźny sukces, taki jak szybszy czas realizacji, mniej poprawek czy spójna terminologia, pozwól, aby wieść się rozeszła. Współpracownicy są często twoimi najlepszymi orędownikami.
To wymaga więcej czasu niż wielkie ogłoszenie, ale zmiana jest trwała.
Jak firma Cummins stworzyła wersję demonstracyjną dla platformy Smartcat (proof of concept)
Nicole Morgan, dyrektor ds. globalnego wsparcia sprzedaży i rynku części zamiennych (Aftermarket Enablement) w firmie Cummins, przeprowadziła prawdziwy test, zamiast prosić ludzi, aby po prostu w to uwierzyli. Jej zespół ocenił kluczowy, skomplikowany dokument – Pakiet Wartości Górniczej (Mining Value Package) – będący obszerną prezentacją w programie PowerPoint, zaprojektowaną w celu przedstawienia klientom całkowitego kosztu posiadania oraz korzyści technicznych.
Spraw, aby pierwsze doświadczenie było proste
Dobre pierwsze doświadczenie buduje pewność siebie:
Używaj szablonów projektów. Szablon projektu zawiera już języki, etapy przepływu pracy, pamięć tłumaczeniową oraz glosariusz. Użytkownicy wybierają jedno z ekranu głównego i zaczynają pracę.
Zacznij od dwuetapowego przepływu pracy. Tłumaczenie maszynowe z jednym etapem weryfikacji sprawdza się w przypadku większości treści. Możesz dodać więcej etapów później.
Pokazuj ludziom tylko to, czego potrzebują. Jeśli ktoś jedynie weryfikuje tłumaczenia, potrzebuje tylko Edytora (tutaj znajduje się informacja, jak weryfikować tłumaczenia AI). Role użytkowników pozwalają na powierzenie ustawień administracyjnych i szablonów osobom, które odpowiadają za te zadania.
Pomóż wieloletnim użytkownikom być na bieżąco
Zespoły, które korzystają ze Smartcata już od pewnego czasu, również mogą coś przeoczyć. Trzymają się tego, czego nauczyli się na początku, i omijają ich nowe funkcje. Łatwo to naprawić:
Dołącz do webinarów Smartcat, takich jak Smartcat Live: The Quarterly Launch.
Organizuj ze swoim zespołem krótkie, wewnętrzne spotkania przypominające, mniej więcej raz na kwartał.
Wprowadzaj po jednej nowej funkcji na raz i pokazuj, w jaki sposób pomaga ona temu zespołowi.
Oddziel te sesje od wdrożenia nowo zatrudnionych pracowników.
Nowi członkowie zespołu mogą zamiast tego zacząć od przewodników Wprowadzenie.
Śledź swoje postępy
Adopcja często pozostaje niewidoczna, dopóki jej nie poszukasz. Statystyki projektu w Smartcat pokazują, ile pracy przydzielono każdej osobie i ile z niej ukończono w ramach każdego projektu. Dzięki temu możesz zobaczyć, kto naprawdę korzysta z platformy.
Użyj ich do:
Sprawdzaj od czasu do czasu zespoły, co do których masz wątpliwości.
Świętuj wczesne sukcesy. Podziel się świetnymi wynikami zespołu pilotażowego z kierownictwem oraz innymi zespołami.
Zaoferuj wsparcie na wczesnym etapie. Jeśli ktoś od dłuższego czasu nie ukończył żadnej pracy, skontaktuj się z nim, aby odbyć przyjacielską, swobodną rozmowę.
Wdrożenie ze Smartcat: materiały, które Ci pomogą
Skuteczne wdrożenie zaczyna się od skutecznego onboardingu. Gdy ludzie uczą się Smartcata w sposób dopasowany do ich pracy, istnieje znacznie większe prawdopodobieństwo, że stanie się on stałym elementem ich codzienności. Oto, co może pomóc.
Przewodniki wprowadzające według ról
Każdy przewodnik skupia się na tym, co najważniejsze dla danej roli:
Administrator obszaru roboczego – dla osób, które konfigurują Twój obszar roboczy i nim zarządzają.
Członek zespołu, dla członków zespołu, którzy pracują w Smartcat na co dzień.
Wewnętrzny weryfikator – dla współpracowników, którzy weryfikują i zatwierdzają tłumaczenia.
Przewodniki dla początkujących według działów
Zobacz, jak zespoły takie jak Twój korzystają ze Smartcat:
Możesz także przeglądać wszystkie przewodniki Pierwsze kroki w jednym miejscu. Jeśli Twój zespół współpracuje ze współpracownikami AI (AI Coworkers), zacznij od Pierwsze kroki z Chief of Staff i Smartcat AI Coworkers.
Kurs „Wprowadzenie do platformy Smartcat”
Wolisz uczyć się krok po kroku? Ten bezpłatny, samodzielny kurs przeprowadzi Cię od utworzenia nowego konta do samodzielnego uruchomienia pierwszego projektu tłumaczeniowego w około 60 minut. To świetne rozwiązanie dla nowo zatrudnionych, grup pilotażowych oraz każdego, kto chce odświeżyć swoją wiedzę.
Nie musisz robić tego sam.
Jeśli przeprowadziłeś pilotaż, uprościłeś przepływ pracy, a poziom wdrożenia nadal stoi w miejscu, skontaktuj się ze swoim zespołem ds. obsługi klienta. Poproś o sesję ponownego zaangażowania dla konkretnego zespołu lub regionu, który ma trudności.
Jeśli problem stale pojawia się w różnych zespołach, poproś o wyznaczenie dedykowanej osoby do kontaktu, która będzie wspólnie z Tobą monitorować stopień wdrożenia. Te prośby są normalną częścią rozszerzającego się wdrożenia. Pomaganie Ci w jak najlepszym wykorzystaniu Smartcata to dokładnie to, po co jest Twój zespół ds. obsługi klienta.
